Comprendre le processus de réconciliation

Account Reconciliation suit un processus d'approbation en trois étapes avec une séparation claire des rôles et des responsabilités.

Le processus de réconciliation se déroule en trois étapes distinctes :

Phase de préparation

• Indicateur de stade:

  • Non entamé (gris) - avant le début des travaux

  • En cours (bleu)

• Le préparateur désigné télécharge les relevés bancaires ou établit les soldes de soutien.

  • Pour les comptes bancaires : L'IA fait correspondre automatiquement les transactions.

  • Pour les comptes manuels : Le préparateur saisit manuellement le solde de soutien et documente les écarts.

• Le préparateur examine les éléments concordants et résout les éléments non concordants.

Pour plus d'informations, voir Correspondance des transactions.

Phase d'examen

• Indicateur de stade: En revue (jaune)

• Le réviseur désigné examine le rapprochement effectué.

• Vérifie l'exactitude des transactions appariées et des explications.

• Soit il approuve pour signature finale, soit il rejette le dossier pour le renvoyer à la préparation.

Pour plus d'informations, voir Réviser les rapprochements.

Phase d'approbation

• Indicateur de stade :

  • En attente : En attente d'approbation (orange)

  • Quand elle a été approuvée : Approuvé (vert)

• L'approbateur désigné donne son accord final.

• Examine l'ensemble de la documentation et des explications relatives aux écarts.

• Complète le rapprochement ou le rejette en le renvoyant à la préparation

Pour plus d'informations, voir Approuver les rapprochements.

Réinitialiser le rapprochement

L'option Réinitialiser le rapprochement permet aux utilisateurs de relancer le processus de rapprochement en cas de modification du solde du GL. La réinitialisation peut se faire automatiquement lorsque le système détecte des modifications du solde du GL.

Au cours de la période de rapprochement, les soldes des GL peuvent être modifiés pour les raisons suivantes :

• Écritures de journal tardives enregistrées dans le système ERP

• Corrections ou ajustements d'écritures existantes

• Transactions supplémentaires traitées après la synchronisation initiale des données

Lorsque le système détecte que le solde du GL d'un compte a changé après qu'un rapprochement a été soumis ou approuvé :

• Le flux de travail ramène automatiquement le rapprochement à l'étape de préparation (statut En cours).

• Si la modification du solde du GL affecte des périodes antérieures, le système rouvre toutes les périodes jusqu'à celle où la modification s'est produite, y compris celle-ci

Une fois que le rapprochement des comptes est clôturé dans la période concernée, les périodes suivantes doivent être réintroduites et progresser manuellement dans le flux de travail.

Règles de flux de travail pour le rapprochement

Les règles suivantes régissent le processus de réconciliation :

• Attribution des rôles :

  • Le préparateur et le réviseur peuvent être la même personne.

  • Le réviseur et l'approbateur ne peuvent pas être la même personne (le système assure la séparation des tâches).

  • N'importe quel rôle peut être attribué à "N'importe qui", ce qui permet à n'importe quel utilisateur d'exercer cette fonction.

• Exigences en matière de commentaires :

  • Les commentaires sont facultatifs lors de la soumission pour examen ou approbation.

  • Les commentaires sont obligatoires en cas de rejet d'un rapprochement.

  • Seul le dernier commentaire s'affiche (les commentaires historiques ne sont pas affichés dans la version bêta)

• Rétablir l'approbation :

  • Seul l'utilisateur qui a approuvé un rapprochement peut revenir sur l'approbation.

  • L'annulation ramène le rapprochement à l'étape En cours.

Le tableau suivant présente les actions disponibles à chaque étape du flux de travail :

Restrictions du flux de travail de rapprochement

Pour protéger l'intégrité des données et maintenir des pistes d'audit appropriées, les actions d'édition sont automatiquement désactivées dès qu'un rapprochement dépasse le stade de la préparation.

Les actions sont également bloquées si le rapprochement pour le même compte dans une période antérieure est encore ouvert. Le système affiche un message indiquant que vous ne pouvez effectuer aucune action sur ce rapprochement tant que le rapprochement de la période précédente n'est pas clôturé.

Rapprochements de comptes bancaires

Lorsqu'un rapprochement bancaire est soumis pour examen, les actions suivantes sont bloquées :

• Correspondance des transactions

• Transactions non concordantes

• Télécharger des fichiers

• Modifier les détails de la transaction

• Supprimer des transactions

• Réinitialiser le rapprochement

• Définir le solde

Rapprochements manuels

Lorsqu'un rapprochement manuel est soumis pour examen, les actions suivantes sont bloquées :

• Définir le solde

• Ajouter des postes non appariés

• Modifier les lignes non appariées

• Supprimer les lignes non appariées

• Télécharger des fichiers

Démarrage anticipé des rapprochements de la période suivante [v26.1] 

Les préparateurs peuvent commencer le rapprochement de la période suivante une fois que la période en cours a dépassé le stade de la préparation.

Règles :

• Le rapprochement de la période suivante peut commencer dès que la période en cours est soumise à l'examen.

• Le rapprochement de la période suivante ne peut être soumis à examen tant que le rapprochement de la période précédente n'est pas achevé (approuvé).

Si la période précédente est rejetée ou rouverte : Le système réinitialise automatiquement les correspondances automatiques dans la période suivante (les correspondances manuelles sont conservées) et restreint les actions spécifiques jusqu'à ce que la période précédente soit à nouveau examinée.

A noter: Le message de rejet de la période précédente comprend un avertissement : "Cela réinitialisera les correspondances automatiques dans la future réconciliation".