Verständnis des Abstimmungsworkflows

Account Reconciliation erfolgt in einem dreistufigen Genehmigungsprozess mit klarer Rollentrennung und Verantwortlichkeit.

Der Versöhnungsprozess verläuft in drei verschiedenen Phasen:

Vorbereitungsphase

• Etappenanzeiger:

  • Nicht begonnen (grau) - vor Beginn der Arbeiten

  • In Bearbeitung (blau)

• Der zugewiesene Vorbereiter lädt die Kontoauszüge hoch oder stellt die Unterstützungssalden ein.

  • Für Bankkonten: KI gleicht Transaktionen automatisch ab.

  • Für manuelle Konten: Der Vorbereiter gibt den Unterstützungssaldo manuell ein und dokumentiert Abweichungen.

• Der Vorbereiter überprüft die übereinstimmenden Posten und löst die nicht übereinstimmenden Posten auf.

Weitere Informationen finden Sie unter Transaktionsabgleich.

Überprüfungsphase

• Etappenanzeiger: Im Rückblick (gelb)

• Der zugewiesene Prüfer prüft die abgeschlossene Abstimmung.

• Überprüft die Richtigkeit der abgeglichenen Transaktionen und Erklärungen.

• Genehmigt entweder die endgültige Freigabe oder verweist sie zurück an die Vorbereitung.

Weitere Informationen finden Sie unter Abstimmungen überprüfen.

Genehmigungsphase

• Etappenanzeiger:

  • Wenn anhängig: Ausstehende Genehmigung (orange)

  • Wenn genehmigt: Genehmigt (grün)

• Der zugewiesene Genehmiger erteilt die endgültige Freigabe.

• Überprüft alle Unterlagen und Abweichungserklärungen.

• Schließt entweder die Abstimmung ab oder geht zurück zur Vorbereitung

Weitere Informationen finden Sie unter Abstimmungen genehmigen.

Abgleich zurücksetzen

Mit der Funktion Abstimmung zurücksetzen können Benutzer den Abstimmungsprozess neu starten, wenn Änderungen am GL-Saldo auftreten. Die Rückstellung kann automatisch erfolgen, wenn das System Änderungen des GL-Saldos feststellt.

Während des Abstimmungszeitraums können sich die GL-Salden aufgrund von:

• Verspätete Journalbuchungen im ERP-System

• Berichtigungen oder Anpassungen von bestehenden Einträgen

• Zusätzliche Transaktionen, die nach dem ersten Datenabgleich verarbeitet werden

Wenn das System feststellt, dass sich der GL-Saldo für ein Konto geändert hat, nachdem eine Abstimmung eingereicht oder genehmigt wurde:

• Der Workflow setzt die Abstimmung automatisch wieder auf die Vorbereitungsphase zurück (Status "In Bearbeitung").

• Wenn die Änderung des GL-Saldos frühere Perioden betrifft, öffnet das System alle Perioden bis einschließlich der Periode, in der die Änderung stattgefunden hat, erneut.

Sobald die Kontoabstimmung in der betroffenen Periode abgeschlossen ist, müssen die nachfolgenden Perioden erneut eingegeben werden und den Workflow manuell durchlaufen.

Regeln für den Abstimmungsworkflow

Für den Abstimmungsworkflow gelten die folgenden Regeln:

• Rollenzuweisung:

  • Vorbereiter und Prüfer können dieselbe Person sein.

  • Prüfer und Genehmigender können nicht dieselbe Person sein (das System erzwingt eine Aufgabentrennung)

  • Jede Rolle kann "Jeder" zugewiesen werden, so dass jeder Benutzer diese Funktion ausführen kann.

• Kommentar Anforderungen:

  • Kommentare sind optional, wenn sie zur Überprüfung oder Genehmigung eingereicht werden.

  • Kommentare sind bei der Ablehnung einer Abstimmung obligatorisch.

  • Nur der letzte Kommentar wird angezeigt (historische Kommentare werden in der Beta-Version nicht angezeigt)

• Genehmigung rückgängig machen:

  • Nur der Benutzer, der eine Abstimmung genehmigt hat, kann die Genehmigung zurücknehmen.

  • Durch die Rückgängigmachung wird die Abstimmung wieder in das Stadium "In Bearbeitung" versetzt.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die in jeder Phase des Workflows verfügbaren Aktionen:

Einschränkungen des Abstimmungsworkflows

Zum Schutz der Datenintegrität und zur Aufrechterhaltung ordnungsgemäßer Prüfpfade werden Bearbeitungsvorgänge automatisch deaktiviert, sobald eine Abstimmung über das Stadium der Vorbereitung hinausgeht.

Aktionen werden auch gesperrt, wenn die Abstimmung für dasselbe Konto in einer früheren Periode noch offen ist. Das System zeigt eine Meldung an, die besagt, dass Sie keine Aktion für diese Abstimmung durchführen können, bis die Abstimmung der vorherigen Periode abgeschlossen ist.

Bankkontoabstimmungen

Sobald eine Bankabstimmung zur Überprüfung eingereicht wurde, sind die folgenden Aktionen gesperrt:

• Transaktionen abgleichen

• Nicht übereinstimmende Transaktionen

• Dateien hochladen

• Transaktionsdetails bearbeiten

• Transaktionen löschen

• Abgleich zurücksetzen

• Saldo einstellen

Manuelle Abstimmungen

Sobald eine manuelle Abstimmung zur Überprüfung eingereicht wurde, sind die folgenden Aktionen gesperrt:

• Saldo einstellen

• Nicht übereinstimmende Einzelposten hinzufügen

• Nicht übereinstimmende Zeilen bearbeiten

• Nicht übereinstimmende Zeilen löschen

• Dateien hochladen

Frühzeitiger Start für Abstimmungen der nächsten Periode [v26.1] 

Die Aufbereiter können mit der Abstimmung für die nächste Periode beginnen, sobald die aktuelle Periode das Stadium der Vorbereitung hinter sich gelassen hat.

Regeln:

• Die Abstimmung für die nächste Periode kann gestartet werden, sobald die aktuelle Periode zur Überprüfung eingereicht wurde.

• Die Abstimmung für die nächste Periode kann erst dann zur Überprüfung vorgelegt werden, wenn die Abstimmung für die vorherige Periode abgeschlossen (genehmigt) ist.

Wenn der vorherige Zeitraum abgelehnt oder wieder geöffnet wird: Das System setzt automatische Übereinstimmungen im nächsten Zeitraum automatisch zurück (manuelle Übereinstimmungen bleiben erhalten) und schränkt bestimmte Aktionen ein, bis der vorherige Zeitraum wieder überprüft wird.

Hinweis: Die Ablehnungsnachricht im vorherigen Zeitraum enthält eine Warnung: "Dies wird die automatischen Übereinstimmungen in der zukünftigen Abstimmung zurücksetzen."