Correspondance des transactions pour les rapprochements manuels

Les rapprochements manuels sont utilisés pour les comptes sans relevés bancaires, tels que les charges à payer, les comptes prépayés ou d'autres comptes du GL. Le processus se concentre sur la définition du solde de soutien et sur la documentation de tout écart par le biais de postes non appariés.

Pour effectuer le rapprochement des transactions dans le cadre d'un rapprochement manuel, procédez comme suit :

• Étape 1 : Rapprochement manuel ouvert

• Étape 2 : Définir le solde du support

• Étape 3 : Ajouter des postes non appariés

• Étape 4 : Gérer les lignes non appariées existantes

• Étape 5 Ajouter des lignes non appariées pour les postes reportés

• Étape 6 Rapprocher les postes reportés dans une période ultérieure

• Étape 7 Soumettre le rapprochement manuel pour examen

Rapprochement manuel ouvert

Pour ouvrir un rapprochement manuel :

1. Naviguez jusqu'au module Rapprochements.

2. Localiser un compte manuel (identifié par l'icône manuel dans la section Support Source)

3. Cliquez sur la ligne du compte pour ouvrir la page Détails du rapprochement.

Définir le solde du support

La première étape du rapprochement manuel consiste à établir le solde de soutien.

Pour régler l'équilibre du support :

1. Cliquez sur Définir la balance.

2. Saisissez le solde correct qui doit être rapproché du solde du GL.

3. Le système calcule et affiche automatiquement la différence.

Scénarios de réconciliation :

Ajouter des postes non appariés

Lorsqu'il existe un écart entre les soldes du GL et du support, il faut le documenter au moyen de postes non appariés.

Pour ajouter des postes non appariés :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter une ligne non appariée.

2. Dans la boîte de dialogue, entrez les données suivantes :

3. Cliquez sur Ajouter une ligne.

4. Répéter l'opération pour d'autres éléments d'écart, le cas échéant.

5. La ligne non appariée apparaît dans la liste avec les options de :

   • Modifier - Modifier le montant ou la description

   • Supprimer - Supprimer le poste (uniquement au stade de la préparation)

   • Ajouter un commentaire - Fournir des informations supplémentaires

A noter: {b}Le total de tous les postes non appariés doit être égal à l'écart entre le solde du GL et le solde du support.

Gérer les lignes non appariées existantes

Pour les postes reportés des périodes précédentes :

1. Examiner les lignes non appariées existantes dans la période en cours.

• Pour les articles qui ont été effacés :

  1. Sélectionnez la ligne non appariée.

  2. Cliquez sur Supprimer pour marquer la suppression.

  3. Ajoutez un commentaire expliquant la résolution.

• Pour les questions encore en suspens :

  1. Laisser en l'état pour continuer à faire avancer les choses.

  2. Modifier si les montants ou les descriptions doivent être mis à jour.

A noter: {b}Une fois qu'un élément est effacé dans la période en cours, il ne peut plus être modifié dans les périodes historiques, ce qui préserve la piste d'audit.

Ajouter des lignes non appariées pour les postes reportés

Pour les transactions qui ne peuvent pas être rapprochées dans la période en cours :

1. Sélectionner la transaction non appariée (côté GL ou côté banque)

2. Cliquez sur Ajouter comme ligne non appariée.

3. Dans la boîte de dialogue, entrez :

4. Cliquez sur Soumettre

Ces lignes non appariées sont automatiquement reportées sur les périodes futures jusqu'à ce qu'elles soient effacées.

Rapprocher les postes reportés dans une période ultérieure

Pour effacer un poste reporté :

1. Ouvrez le rapprochement et localisez le poste de report dans la section des lignes non appariées.

2. Vérifier que l'élément a été résolu dans les systèmes sources.

3. Cliquez sur Supprimer pour effacer l'élément.

4. Ajoutez un commentaire expliquant la résolution.

A noter: {b}Une fois effacé dans une période future, l'élément ne peut pas être modifié ou supprimé dans les périodes historiques, ce qui protège la piste d'audit.

Comportement des postes reportés

Les lignes non appariées se comportent différemment selon la période considérée :

Exemple : Cycle de vie des postes reportés

Le tableau suivant illustre comment une différence temporelle de 73 € est gérée sur plusieurs périodes :

Cette approche garantit une documentation complète des différences de calendrier tout en préservant l'intégrité des archives historiques.

Soumettre le rapprochement manuel pour examen

Une fois que tous les écarts ont été documentés :

1. Vérifier l'exhaustivité du rapprochement :

   • La balance de soutien est correctement réglée.

   • Tous les écarts sont expliqués par des postes non concordants.

   • Le total des éléments non appariés est égal à l'écart GL/Support.

2. Cliquez sur Soumettre pour examen.

3. Ajouter éventuellement des commentaires sur le rapprochement.

4. Cliquez sur Confirmer.

Le rapprochement passe au stade de la révision et l'indicateur d'état est mis à jour.

Avertissement de déséquilibre [v26.1] 

Si le rapprochement est déséquilibré, le bouton Soumettre pour révision est désactivé et une icône d'avertissement rouge s'affiche à côté. En survolant l'icône, une infobulle expliquant le déséquilibre s'affiche. Résoudre le déséquilibre avant de soumettre la demande.