Analyse des relevés bancaires
Cet article explique comment Account Reconciliation analyse les fichiers de relevés bancaires afin d'extraire les données de transaction pour le rapprochement.
Qu'est-ce que l'analyse syntaxique ?
L'analyse est le processus de lecture et d'extraction de données structurées à partir des fichiers de relevés bancaires téléchargés. Lorsque vous téléchargez un extrait de compte, le système le fait automatiquement :
Identifie le format du fichier (PDF, CSV ou Excel)
Localise les tables de transaction dans le fichier
Extraction des détails de la transaction (dates, descriptions, montants)
Extrait le solde de clôture (lorsqu'il est disponible)
Préparer les données pour une mise en correspondance avec les transactions GL grâce à l'IA
Le processus d'analyse s'exécute automatiquement lorsque vous téléchargez des fichiers de relevés bancaires vers un rapprochement. Aucune configuration manuelle n'est nécessaire.
Types de fichiers pris en charge
Account Reconciliation prend en charge les formats de relevés bancaires suivants :
Type de fichier |
Extensions |
Capacité d'analyse |
|---|---|---|
CSV |
.csv |
Analyse complète (transactions et solde de clôture le cas échéant) |
Excel |
.xlsx, .xls |
Analyse complète (transactions et solde de clôture le cas échéant) |
Analyse complète, y compris la prise en charge de plusieurs pages |
Règles d'analyse
Lorsque vous téléchargez des fichiers de relevés bancaires, le système suit ces règles simples :
Règle 1 : Les fichiers CSV/Excel sont toujours préférés aux fichiers PDF.
Les fichiers CSV et Excel contiennent des données structurées que le système peut lire directement et avec précision. Les fichiers PDF nécessitent un traitement supplémentaire pour extraire les données des présentations visuelles.
Règle 2 : Les transactions sont extraites de CSV/Excel lorsqu'elles sont disponibles.
Si vous téléchargez un fichier CSV ou Excel, le système extrait les données de transaction de ce fichier. Le format PDF n'est utilisé pour les transactions que si aucun fichier CSV/Excel n'est téléchargé.
Règle 3 : La source de l'équilibre de fermeture dépend de ce qui est disponible
Si CSV/Excel contient un solde de clôture → le système l'utilise
Si CSV/Excel ne contient pas de solde de clôture mais que le PDF est téléchargé → Le système extrait le solde de clôture du PDF.
Si seul CSV/Excel est téléchargé sans solde de clôture → Vous devez saisir le solde de clôture manuellement.
Règle 4 : Le PDF joue différents rôles en fonction de ce qui est téléchargé.
PDF uniquement → Source primaire pour toutes les données
PDF avec CSV/Excel (CSV avec solde de clôture) → PDF joint pour référence uniquement
PDF avec CSV/Excel (CSV sans solde de clôture) → PDF utilisé uniquement pour le solde de clôture
Analyse des scénarios de flux de travail
Le tableau suivant explique comment le système gère les différentes combinaisons de téléchargement de fichiers :
Fichiers téléchargés |
Description |
|---|---|
PDF seulement |
Si seul un PDF est téléchargé, le système effectue une analyse complète du PDF. Les données de transaction et le solde de clôture sont extraits du PDF. |
CSV/Excel uniquement (avec solde de clôture) |
Si seul un fichier CSV/Excel est téléchargé et qu'il contient un solde de clôture, le système extrait toutes les données du fichier. Les lignes de transaction et le solde de clôture proviennent du fichier structuré. |
CSV/Excel uniquement (sans solde de clôture) |
Si seul un fichier CSV/Excel est téléchargé et qu'il ne contient pas de solde de clôture, le système extrait les données de transaction du fichier mais vous demande de saisir le solde de clôture manuellement. |
PDF + CSV/Excel (CSV avec solde de clôture) |
Si le PDF et le CSV/Excel sont tous deux téléchargés et que le CSV/Excel contient un solde de clôture, le système utilise le CSV/Excel comme source de données principale. Le fichier PDF est joint à titre de référence et à des fins d'audit uniquement. |
PDF + CSV/Excel (CSV n'a pas de solde de clôture) |
Si le PDF et le CSV/Excel sont tous deux téléchargés mais que le CSV/Excel ne contient pas de solde de clôture, le système extrait les transactions du CSV/Excel et revient au PDF pour le solde de clôture. |
Analyse des PDF multi-pages
L'analyse des PDF multipages est la capacité du système à traiter les relevés bancaires qui s'étendent sur plusieurs pages dans un seul document PDF. De nombreux relevés bancaires, en particulier pour les comptes dont le volume de transactions est élevé, s'étendent sur plusieurs pages. Account Reconciliation lit et traite toutes les pages d'un fichier PDF comme un document unifié, en extrayant les données de transaction quelle que soit la page sur laquelle elles apparaissent.
Lors du traitement de fichiers PDF multipages, le système :
Analyse toutes les pages du document
Identifie les tables de transaction entre les pages
Extraction des dates, descriptions et montants des transactions
Consolidation des données de toutes les pages en un seul jeu de transactions
Déclenchement d'un rapprochement AI avec les transactions GL
Meilleures pratiques pour les fichiers PDF
Pour garantir des résultats optimaux en matière d'analyse de fichiers PDF :
Utiliser des PDF générés électroniquement - Ils contiennent des données textuelles intégrées que le système peut lire directement. Les documents numérisés peuvent nécessiter une reconnaissance optique des caractères (OCR), ce qui peut entraîner des erreurs.
Évitez les fichiers protégés par un mot de passe - Le système ne peut pas accéder aux fichiers protégés et renvoie un état d'erreur.
Faire correspondre la période du relevé à la période de rapprochement - La non-concordance des périodes peut entraîner un alignement incorrect des données et des échecs d'analyse.
Utiliser les PDF originaux générés par la banque - Les PDF modifiés par des tiers ou les relevés exportés à partir d'autres applications peuvent avoir un formatage non standard.