Correspondance des transactions pour les rapprochements de comptes bancaires

Les rapprochements de comptes bancaires utilisent une correspondance automatique alimentée par l'IA pour rapprocher les transactions du GL des données des relevés bancaires. Le système analyse automatiquement les relevés téléchargés et fait correspondre les transactions, ce qui élimine 80 à 90 % du travail manuel.

Pour effectuer un rapprochement de transactions dans le cadre d'un rapprochement de comptes bancaires, procédez comme suit :

• Étape 1 : Rapprochement de comptes bancaires ouverts

• Étape 2 : Ouvrir les éléments non appariés [v26.1] 

• Étape 3 : Télécharger les relevés bancaires

• Étape 4 : Définir le solde du support

• Étape 5 Examen des transactions appariées

• Étape 6 Gérer les transactions non appariées

• Étape 7 Rapprochement manuel des transactions

• Étape 8 Documenter les transactions non appariées

• Étape 9 Soumettre le rapprochement à l’examen

Rapprochement de comptes bancaires ouverts

Pour ouvrir un compte bancaire :

1. Naviguez jusqu'au module Rapprochements.

2. Localiser un compte bancaire (identifié par le numéro de compte bancaire dans la section Source de soutien)

3. Cliquez sur la ligne du compte pour ouvrir la page Détails du rapprochement.

Ouvrir les éléments non appariés [v26.1] 

Après avoir ouvert la page Détails du rapprochement, le côté GL et le côté Support affichent chacun un bouton + (ajouter) et un bouton Upload pour charger les éléments ouverts non appariés. Les clients qui commencent en milieu d'année doivent charger les éléments historiques non appariés des périodes précédentes avant de procéder à la saisie des données du GL et à l'appariement des transactions. Cela garantit que l'équation de réconciliation est équilibrée dès le premier jour.

A noter: Cette étape ne s'applique qu'à la première période de réconciliation active. Pour les périodes suivantes, les postes ouverts non appariés sont automatiquement reportés. Une fois que les éléments non appariés ouverts sont chargés, passez à l'étape suivante.

Pour obtenir des instructions pas à pas sur l'ajout de postes non soldés par téléchargement en masse ou par saisie manuelle, voir Postes non soldés pour les rapprochements de comptes bancaires.

Télécharger les relevés bancaires

Les relevés bancaires doivent être téléchargés avant que le rapprochement automatique des transactions puisse commencer.

Télécharger les relevés bancaires :

1. Cliquez sur le bouton Upload dans la page Reconciliation Details (Détails du rapprochement).

2. Dans la boîte de dialogue de téléchargement, cliquez sur Parcourir les fichiers ou Déposez les fichiers dans la zone de téléchargement.

   1. Sélectionnez votre fichier d'extrait de compte (formats Excel, CSV, pdf ou image).

   2. Vérifier si le fichier contient le numéro de compte, la période, les montants et les descriptions.

   3. S'assurer que les transactions correspondent à la période comptable sélectionnée.

   4. Cliquez sur Ouvrir pour télécharger le fichier.

3. Cliquez sur Upload pour télécharger le fichier.

[v26.1] 

A noter: Les téléchargements de fichiers sont limités à un maximum de 20 fichiers par lot de téléchargement. Si plus de 20 fichiers sont sélectionnés, le système affiche un message d'erreur. Télécharger des fichiers supplémentaires dans les lots suivants. Cette limite s'applique à toutes les zones de téléchargement de fichiers, y compris les téléchargements de relevés bancaires, de lignes GL et de listes de contrôle.

4. Contrôler le traitement des fichiers dans le module Fichiers :

   • Processing (spinner vert) - Le fichier est en cours d'analyse.

   • Fichier joint (coche verte) - Fichier traité avec succès

   • Erreur (icône rouge) - Le traitement a échoué à cause de :

     • Données de période erronées

     • Format de fichier corrompu

     • Champ obligatoire manquant

Le système analyse automatiquement le fichier. Le moteur d'intelligence artificielle effectue une mise en correspondance automatique.

• L'onglet Résultats appariés se remplit avec les paires appariées.

• L'onglet Éléments non appariés affiche les transactions restantes.

• Les cartes KPI sont mises à jour avec les totaux actuels.

Définir le solde du support

La fonction Définir le solde est disponible pour tous les types de rapprochement, y compris les rapprochements de comptes bancaires. Si le solde de clôture n'est pas fourni dans les relevés bancaires, vous pouvez utiliser l'option Définir le solde de soutien pour faire correspondre les soldes renseignés, .

Pour régler l'équilibre du support :

1. Cliquez sur Définir la balance

2. Saisissez le solde correct qui doit être rapproché du solde du GL.

Le système calcule et affiche automatiquement la différence.

Scénarios de réconciliation :

3. Cliquez sur Définir la balance.

Le système calcule et affiche automatiquement la différence.

Comportement d'annulation de l'équilibre

• Si un extrait de compte contenant une colonne de solde est téléchargé ultérieurement, le système remplace automatiquement tout solde manuel défini précédemment.

• Si vous mettez à jour manuellement le solde après qu'un relevé bancaire a été téléchargé, la mise à jour la plus récente est considérée comme la source de vérité.

A noter: Le bouton Définir le solde est désactivé au-delà de l'étape de préparation des rapprochements bancaires.

Examen des transactions appariées

L'onglet Correspondance affiche toutes les paires de transactions correspondantes, y compris les correspondances un à un et les correspondances plusieurs à un.

Pour examiner les transactions appariées :

1. Accédez à l'onglet Résultats appariés.

2. Utilisez les commandes suivantes pour rechercher, filtrer et gérer les transactions correspondantes :

3. Vérifier l'exactitude de chaque paire appariée - Faire correspondre l'ID, les dates, les montants et les descriptions.

4. Si besoin est, dissociez les paires incorrectes :

   1. Localisez la correspondance incorrecte.

   2. Cliquez sur l'icône de non-concordance à droite du poste.

   3. Les deux transactions sont transférées dans l'onglet Eléments non appariés.

A noter: Vous ne pouvez annuler la correspondance des transactions que lorsque le rapprochement est en phase de préparation (statut En cours). Une fois soumises à l'examen, les transactions sont verrouillées.

Gérer les transactions non appariées

L'onglet Éléments non appariés affiche les transactions nécessitant un appariement manuel ou une documentation.

Pour gérer les transactions non appariées :

1. Allez dans l'onglet Éléments non appariés.

2. Examinez les éléments non appariés dans deux tableaux juxtaposés :

   • Compte GL (tableau de gauche):

Affiche les transactions GL qui n'ont pas encore été rapprochées des relevés bancaires.

• Source de soutien (compte bancaire) (tableau de droite) :

Affiche les transactions bancaires qui n'ont pas encore été rapprochées des écritures du GL.

A noter: Lorsqu'il n'y a pas d'éléments non appariés, les tableaux affichent "Aucune transaction non appariée".

3. Vérifier que la barre de résumé de la sélection s'affiche :

   • Compte général : Décompte et montant total des postes de GL sélectionnés.

   • Source de soutien (compte bancaire) : Compte et montant total des postes bancaires sélectionnés.

Faire correspondre les transactions manuellement dans l'onglet "non apparié".

Pour faire correspondre les transactions,

1. Trouvez une entrée GL et une ligne bancaire avec le même montant.

2. Cochez les cases situées à côté de l'écriture GL et de l'opération bancaire correspondante.

3. Vérifiez que la barre de sélection affiche des totaux correspondants en bas.

4. Cliquez sur Correspondance sélectionnée pour lier les transactions entre elles.

5. Ajoutez un commentaire si nécessaire pour expliquer tout élément inhabituel concernant le match.

La paire appariée passe à l'onglet Résultats du match et les cartes KPI sont mises à jour automatiquement.

Documenter les transactions non appariées pour les rapprochements bancaires

Pour les transactions bancaires qui ne peuvent pas être rapprochées dans la période en cours (périodes différentes, chèques en circulation, etc.) :

1. Naviguez jusqu'à l'onglet Éléments non appariés.

2. Sélectionnez la ou les transaction(s) non concordante(s) du côté du GL ou du côté de la banque.

3. Cliquez sur Ajouter un commentairepour documenter l'écart.

4. Saisissez une explication claire, y compris :

   • Raison de la dérogation

   • Date de résolution prévue

   • Tout numéro de référence ou détail justificatif

5. Les éléments documentés seront reportés sur les périodes ultérieures afin d'en assurer le suivi.

A noter: Contrairement aux rapprochements manuels, les rapprochements de comptes bancaires suivent les éléments non appariés directement à partir du relevé bancaire et des entrées de GL plutôt que de créer des postes distincts non appariés.

Comportement des postes de report pour les extraits de compte

Les éléments non appariés des périodes précédentes restent visibles même s'ils sont appariés dans une période ultérieure. Cela garantit une visibilité complète de la piste d'audit.

Lorsqu'un élément non apparié d'une période précédente est apparié dans une période future :

• L'enregistrement de la période précédente devient en lecture seule (pas d'actions de modification/suppression).

• L'élément non apparié continue à s'afficher dans la période précédente à titre de référence.

• Si la correspondance de la période future est ensuite annulée, l'élément de la période précédente redevient modifiable.

Soumettre le rapprochement à l’examen

Une fois que toutes les transactions ont été traitées :

1. Vérifier l'exhaustivité du rapprochement :

   • Toutes les correspondances possibles sont effectuées

   • Les écarts restants sont documentés

   • Les cartes KPI indiquent les soldes acceptables

2. Cliquez sur Soumettre pour révision.

3. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des commentaires sur le rapprochement.

4. Cliquez sur Soumettre.

Le rapprochement passe au stade de la révision et l'indicateur d'état est mis à jour.

Avertissement de déséquilibre [v26.1] 

Si le rapprochement est déséquilibré, le bouton Soumettre pour révision est désactivé et une icône d'avertissement rouge s'affiche à côté. En survolant l'icône, une infobulle expliquant le déséquilibre s'affiche. Résoudre le déséquilibre avant de soumettre la demande.