Licence gratuite - Comprendre le processus de réconciliation
Account Reconciliation utilise un processus d'approbation en trois étapes. Après avoir défini le solde du GL et importé les lignes du GL (pour les comptes bancaires), le flux de travail fonctionne de la même manière qu'avec Enterprise.
Stade |
Description |
Indicateur d'état |
|---|---|---|
Préparation |
Le préparateur définit le solde du GL, ajoute des lignes de GL, télécharge les relevés bancaires et effectue le rapprochement. |
Non démarré (gris) ou En cours (bleu) |
Révision |
Le réviseur examine le rapprochement et l'approuve ou le rejette. |
En revue (jaune) |
Approbation |
L'approbateur donne son accord final ou rejette le rapprochement. |
En attente d'approbation (orange) ou approuvé (vert) |
Modification des données après l'étape de préparation
Pour modifier le solde du GL ou les lignes du GL après l'étape de préparation :
Ramener le rapprochement à l'état "En cours".
Redémarrez le rapprochement pour appliquer les changements.
Règles de flux de travail
Attribution des rôles : Le préparateur et le réviseur peuvent être la même personne. Le réviseur et l'approbateur ne peuvent pas être la même personne.
Commentaires Les commentaires sont facultatifs lors de la soumission ou de l'approbation. Les commentaires sont obligatoires en cas de rejet.
Rétablir l'approbation: Seul l'approbateur initial peut revenir sur l'approbation.
Restrictions du flux de travail de rapprochement
Pour protéger l'intégrité des données et maintenir des pistes d'audit appropriées, les actions d'édition sont automatiquement désactivées dès qu'un rapprochement dépasse le stade de la préparation.
Les actions sont également bloquées si le rapprochement pour le même compte dans une période antérieure est encore ouvert. Le système affiche un message indiquant que vous ne pouvez effectuer aucune action tant que le rapprochement avec la période précédente n'est pas clôturé.
Rapprochements de comptes bancaires
Lorsqu'un rapprochement bancaire est soumis pour examen, les actions suivantes sont bloquées :
Définir le solde du grand livre
Importation du solde du GL
Ajouter des lignes GL
Modifier les lignes GL
Supprimer les lignes GL
Correspondance des transactions
Transactions non concordantes
Télécharger des fichiers
Modifier les détails de la transaction
Supprimer des transactions
Rapprochements manuels
Lorsqu'un rapprochement manuel est soumis pour examen, les actions suivantes sont bloquées :
Définir le solde du grand livre
Définir le solde du support
Ajouter des postes non appariés
Modifier les lignes non appariées
Supprimer les lignes non appariées
Télécharger des fichiers
Démarrage anticipé des rapprochements de la période suivante [v26.1]
Les préparateurs peuvent commencer le rapprochement de la période suivante une fois que la période en cours a dépassé le stade de la préparation.
Règles :
Le rapprochement de la période suivante peut commencer dès que la période en cours est soumise à l'examen.
Le rapprochement de la période suivante ne peut être soumis à examen tant que le rapprochement de la période précédente n'est pas achevé (approuvé).
Si la période précédente est rejetée ou rouverte : Le système réinitialise automatiquement les correspondances automatiques dans la période suivante (les correspondances manuelles sont conservées) et restreint les actions spécifiques jusqu'à ce que la période précédente soit à nouveau examinée.
A noter: Le message de rejet de la période précédente comprend un avertissement : "Cela réinitialisera les correspondances automatiques dans la future réconciliation".