Gestion de la page d'instance des listes de contrôle

La page Instance Checklists fournit des outils complets pour le filtrage, la recherche et la gestion des tâches de la liste de contrôle.

La page Instance des listes de contrôle affiche les modèles de listes de contrôle activés sous forme de sections extensibles. Chaque liste de contrôle comporte un en-tête avec des informations sommaires et un tableau contenant toutes les tâches associées.

Modèle de liste de contrôle

Le rapprochement des comptes comprend des modèles de listes de contrôle préconfigurés pour les processus de clôture les plus courants :

Exemple : Processus de clôture mensuelle

Le modèle de processus de clôture mensuelle standardise toutes les activités de clôture financière de fin de mois. Cette liste de contrôle préconfigurée comprend des tâches organisées en dossiers, telles que le rapprochement des comptes d'exploitation, l'examen des chèques en circulation, l'examen et la comptabilisation des charges à payer, les rapprochements bancaires, l'examen des écritures de journal et la préparation des états financiers.

Pour gérer les listes de contrôle :

Naviguez jusqu'au module Checklists.

La page Listes de contrôle s'affiche par défaut et présente toutes les listes de contrôle activées pour la période en cours.

Les boutons d'action de la barre d'en-tête permettent de filtrer et de gérer les tâches de la liste de contrôle :

Contrôle	Fonction
Barre de recherche	Recherche de dossiers et de tâches par nom ou par description
Actualiser	Met à jour la page de la liste de contrôle avec les dernières données relatives à la tâche.

Examiner les informations d'en-tête de la liste de contrôle :

Élément	Description et utilisation
Indicateur de progrès	Indicateur circulaire montrant le pourcentage d'achèvement de la liste de contrôle
Nom de la liste de contrôle	Nom du modèle de liste de contrôle (par exemple, Processus de clôture mensuelle)
Description	Brève description de l'objectif de la liste de contrôle
Badge de statut	État actuel du flux de travail de la liste de contrôle (en cours, terminé)
Nombre de tâches	Nombre total de tâches dans la liste de contrôle par statut (par exemple, "0 sur 1 éléments")
Alerte de retard	Nombre d'éléments en retard affichés en rouge lorsque les tâches dépassent leur date d'échéance
Développer/Réduire	Icône de flèche pour afficher ou masquer la liste des tâches

Examinez les informations relatives à la tâche dans le tableau des tâches :

Nom de la colonne	Description et utilisation
Titre	Nom et description de la tâche. Les tâches sont numérotées hiérarchiquement (1, 1.1, 2, 2.1) pour montrer les relations parents-enfants.
Préparateur	Utilisateur responsable de l'exécution de la tâche
Réviseur	Utilisateur responsable de la révision et de l'approbation de la tâche
Date d'échéance	Délai d'achèvement de la tâche. Les dates de retard sont affichées en rouge
Statut	État actuel du flux de travail avec un code couleur (Non commencé, En cours, En attente de révision, Terminé)
Actions	Boutons "Soumettre pour examen", "Marquer comme complet" ou "Rejeter" en fonction de l'état actuel du flux de travail et du rôle de l'utilisateur.

Cliquez sur Soumettre à l'examen pour soumettre le travail terminé à l'examinateur désigné.
Examinez les tâches soumises et cliquez sur Marquer comme complet pour les approuver ou sur Rejeter pour renvoyer la tâche au préparateur afin qu'il la corrige.

Comprendre l'organisation des tâches

Le système organise les tâches dans une hiérarchie parent-enfant en utilisant une numérotation décimale. Les éléments parents (1, 2, 3) fonctionnent comme des dossiers qui regroupent des tâches connexes. Les tâches enfantines (1.1, 2.1, 2.1.1) représentent les éléments de travail réels que les utilisateurs accomplissent. Les utilisateurs ne peuvent accomplir directement que les tâches des enfants. Le système marque automatiquement les dossiers parents comme complets lorsque les utilisateurs ont terminé toutes les tâches enfants qu'ils contiennent.

Le système calcule les échéances en jours ouvrables par rapport à la date de clôture de la période et exclut les week-ends du calcul. Par exemple, une tâche dont la date d'échéance est "-5 jours" est due cinq jours ouvrables avant la clôture de la période.

Ajout de commentaires

Pour ajouter un commentaire à une tâche :

Cliquez sur Ajouter un commentaire sur la ligne de la tâche.
Saisissez votre commentaire dans le champ de texte.
Cliquez sur Publier pour enregistrer le commentaire.

Le système horodate chaque commentaire et l'affiche dans l'historique du flux de travail, fournissant ainsi une piste d'audit de l'activité de la tâche.

Téléchargement de pièces jointes

Joindre les pièces justificatives :

Cliquez sur l'icône de téléchargement sur la ligne de la tâche.
Sélectionnez des fichiers sur votre ordinateur.
Cliquez sur Ouvrir pour télécharger.

Le système accepte les types de fichiers suivants : Excel (.xlsx, .xls), CSV (.csv), PDF (.pdf) et fichiers texte (.txt).

A noter: Les relevés bancaires au format PDF multipages sont entièrement pris en charge. Le système analyse toutes les pages du document, identifie les tables de transactions et extrait les dates, les descriptions et les montants pour une mise en correspondance automatique.
Pour plus d'informations, voir Prise en charge de l'analyse des PDF multi-pages.

Le système affiche les fichiers téléchargés dans le décompte des pièces jointes de la tâche. Cliquez sur le nombre de pièces jointes pour accéder à la page Fichiers avec les résultats filtrés pour cette tâche.

[v26.1]

A noter: Les utilisateurs peuvent télécharger des pièces jointes directement vers les éléments de la liste de contrôle. Après le téléchargement, le nombre total de pièces jointes s'affiche sur l'élément de la liste de contrôle. Cliquez sur le nombre de pièces jointes pour accéder à la page Fichiers où les documents téléchargés peuvent être visualisés et gérés.

Un message de réussite confirme chaque téléchargement. Un message d'erreur s'affiche si le téléchargement échoue.

Soumettre des tâches à l'examen

Pour soumettre une tâche à l'examen :

Localisez la tâche dans la liste de contrôle.
Cliquez sur Soumettre pour examen.

La boîte de dialogue Soumettre la tâche à la révision s'ouvre et affiche l'état actuel de la tâche ainsi qu'un champ de commentaire.

Vous pouvez également saisir un commentaire dans le champ Commentaire afin de fournir des informations sur le travail effectué.
Cliquez sur Soumettre pour révision pour confirmer la soumission ou cliquez sur Annuler pour revenir à la liste des tâches sans les soumettre.

Le système modifie le statut de la tâche en "En attente de révision" et envoie une notification au réviseur désigné.

Révision des tâches

Pour revoir une tâche soumise :

Naviguez vers les tâches dont le statut est en attente de révision ou utilisez le filtre Assigné à moi pour trouver les tâches en attente de révision.
Examinez les détails de la tâche.
Prenez l'une des mesures suivantes :
- Cliquez sur Marquer comme terminé pour approuver la tâche. Vous pouvez éventuellement ajouter un commentaire. Le système fait passer le statut de la tâche à Terminé.
- Cliquez sur Rejeter pour renvoyer la tâche au préparateur. Saisissez des commentaires expliquant les corrections requises. Le système modifie le statut de la tâche en En cours et la renvoie dans la liste des tâches du préparateur.

Affichage des tâches en retard

Le système met en évidence les tâches dont la date d'échéance est dépassée par un texte rouge dans la colonne Date d'échéance. L'en-tête de la liste de contrôle affiche, le cas échéant, un décompte des éléments en retard, ce qui vous permet d'identifier rapidement les tâches nécessitant une attention immédiate.

Se concentrer sur les tâches en retard :

Examinez le nombre de retards dans l'en-tête de la liste de contrôle.
Donner la priorité à l'achèvement des tâches en retard afin de maintenir un calendrier serré.