Gestion des comptes

L'onglet Comptes permet aux administrateurs de visualiser et de gérer tous les comptes financiers nécessitant un rapprochement.

Accéder à l'onglet Comptes

Pour accéder à l'onglet Comptes et le gérer :

1. Naviguez vers le module Administration.

2. Sélectionnez l'onglet Comptes.

L'onglet Comptes s'affiche par défaut et présente tous les comptes configurés.

Gestion des comptes

Gérer les comptes :

1. Naviguez vers le module Administration.

L'onglet Comptes est affiché par défaut et présente tous les comptes configurés.

2. La barre de recherche permet de localiser des comptes spécifiques en saisissant des numéros de compte, des noms ou des mots-clés.

3. Cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste des comptes avec les données les plus récentes.

4. Utilisez le filtre de l'état du compte pour afficher les comptes en fonction de l'exigence de rapprochement :

   • Sélectionnez Tous pour afficher tous les comptes.

   • Sélectionnez Activé pour afficher les comptes actifs nécessitant un rapprochement.

   • Sélectionnez Désactivé pour afficher les comptes qui ne nécessitent pas de rapprochement.

     A noter: Tous les comptes sont initialement importés dans l'état "Tous". Les comptes peuvent être activés pour le rapprochement lorsque cela est nécessaire ou désactivés lorsque le rapprochement n'est pas requis, comme les comptes dormants ou les comptes en dessous de certains seuils. Cela permet de rationaliser le processus de rapprochement en se concentrant uniquement sur les comptes actifs.

5. Examinez les informations relatives au compte dans le tableau :

   Colonne	Description
   Entité juridique	Nom de l'entité juridique
   Numéro de compte	Identifiant unique du compte
   Nom du compte	Nom complet et description du compte
   Source de soutien	Indique le type de source de rapprochement : Manuel: Affichage des comptes sans relevés bancaires (charges à payer, comptes prépayés ou autres comptes GL) Numéro de compte bancaire: Affiche le numéro de compte bancaire réel lorsqu'il est configuré pour le rapprochement bancaire automatique. Par défaut, lorsque vous activez un compte sans configurer de source de support, il est automatiquement défini comme étant de type manuel. Vous pouvez modifier la configuration de la source de support à tout moment, même après avoir activé le compte pour le rapprochement.
   Préparateur	Affecte l'utilisateur responsable de la réconciliation des comptes
   Réviseur	désigne l'utilisateur responsable de l'examen des rapprochements
   Approbateur	Affecte l'utilisateur qui donne l'approbation finale
   Activer/Désactiver le compte	Active/désactive le compte pour les rapprochements.

6. Pour attribuer des responsabilités de compte, cliquez sur la liste déroulante Préparateur, Réviseur ou Approbateur et sélectionnez un utilisateur. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

7. Pour activer ou désactiver un compte, basculez le commutateur Activer/Désactiver sur la ligne du compte.

A noter:

• Le préparateur et le réviseur peuvent être la même personne, mais le réviseur et l'approbateur ne peuvent pas être la même personne.

• L'attribution par défaut de tous les rôles est "Tout le monde", ce qui signifie que tout utilisateur disposant des autorisations appropriées peut jouer ce rôle.

• Si l'utilisateur n'apparaît pas dans la liste déroulante, ajoutez-le dans la plate-forme insightsoftware et actualisez la liste des utilisateurs.

• Les comptes activés (en bleu) apparaissent dans le module Rapprochements. Les comptes désactivés (en gris) n'apparaissent pas dans les flux de travail de rapprochement.

• La limite de 20 comptes est appliquée lorsque vous activez des comptes.

Gestion du nombre de licences [v26.1] 

À partir de la version 26.1, les utilisateurs de la licence gratuite peuvent créer un nombre illimité de comptes de rapprochement, mais ne peuvent activer qu'un maximum de 20 comptes à la fois. Cette limite s'applique à l'activation des comptes, et non à leur création.

Lorsque la limite de validation est atteinte, le système affiche : "Vous avez atteint la limite de votre compte de réconciliation. Mettez à jour votre plan pour ajouter d'autres comptes".

A noter: Les comptes désactivés restent dans le système et conservent toutes les données de réconciliation. Vous pouvez les réactiver à tout moment en désactivant un autre compte.

Mise à jour de la source de support d'un compte

Pour mettre à jour la source de support d' un compte :

1. Cliquez sur l'icône en forme de crayon du compte que vous souhaitez modifier.

2. Sélectionnez le type de source de soutien requis dans la liste déroulante :

   1. Pour le support de compte bancaire Source :

      1. Sélectionnez Compte bancaire dans la liste déroulante.

      2. Saisissez les informations requises :

2. Pour le support manuel Source :

   1. Sélectionnez Manuel dans la liste déroulante.

   2. Aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire.

3. Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).

   A noter: La source de support peut être modifiée à tout moment, même après avoir activé le compte pour la réconciliation.

A noter: [v26.1] Lorsque la Source de support est définie sur Compte bancaire, le sélecteur de compte bancaire affiche tous les comptes activés à partir de l'onglet Comptes bancaires dans l'Administration. Seuls les comptes bancaires activés apparaissent dans le sélecteur.

Voir Gestion des comptes bancairespour plus de détails sur l'ajout et la gestion des comptes bancaires.

Attribuer ou mettre à jour les responsabilités du compte

Attribuer ou mettre à jour les responsabilités du compte :

1. Cliquez sur la liste déroulante Préparateur et sélectionnez le préparateur responsable.

2. Cliquez sur le menu déroulant Réviseur pour attribuer un utilisateur de révision.

3. Cliquez sur la liste déroulante Approbateur pour désigner l'approbateur final.

   A noter:

   • Le préparateur et le réviseur peuvent être la même personne.

   • Le réviseur et l'approbateur ne peuvent pas être la même personne (le système assure la séparation des tâches).

   • N'importe quel utilisateur peut se voir attribuer le rôle de "N'importe qui", ce qui signifie que n'importe quel utilisateur peut jouer ce rôle.

   Les modifications sont enregistrées automatiquement ou après confirmation.

4. Activez la case d'option Activer/Désactiver le compte pour activer ou désactiver le compte pour les rapprochements.

   A noter:

   • Après avoir activé les comptes, actualisez les données d'intégration pour que les comptes apparaissent dans le module Rapprochements.

   • Les comptes désactivés n'apparaîtront pas dans les flux de travail de réconciliation.