Licence gratuite - Correspondance des transactions pour le rapprochement manuel
Les rapprochements manuels sont destinés aux comptes ne disposant pas de relevés bancaires.
Pour les comptes sous licence libre, définissez manuellement le solde du GL. Les lignes GL ne sont pas nécessaires pour les comptes manuels.
Pour effectuer le rapprochement des transactions dans le cadre d'un rapprochement manuel, procédez comme suit :
Ouvrir un rapprochement manuel
Pour ouvrir un rapprochement manuel :
Naviguez jusqu'au module Rapprochements.
Localisez le compte manuel. La section Support Source affiche une icône de manuel.
Cliquez sur la ligne du compte pour ouvrir la page Détails du rapprochement.
Définir l'équilibre
Définir manuellement le solde du GL et le solde du support pour le rapprochement.
Pour définir un équilibre :
Cliquez sur Définir la balance dans la section Saisie manuelle.
Une liste déroulante s'affiche avec les options suivantes :
Option |
Description |
|---|---|
Définir le solde du grand livre |
Saisir le solde du grand livre pour la période en cours. |
Définir le solde du support |
Saisissez le solde de soutien qui se rapproche du solde du GL. |
Sélectionnez l'option souhaitée.
Saisir le montant du solde.
Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Répétez l'opération pour régler l'autre balance.
Le système calcule et affiche la différence entre le solde du GL et le solde du support.
Ajouter des postes non appariés
Lorsqu'il existe un écart entre les soldes du GL et du support, ajoutez des postes non appariés pour documenter la différence.
Pour ajouter un poste non apparié :
Cliquez sur Ajouter une ligne non appariée.
Saisissez le montant et la description de l'écart.
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Répéter l'opération pour les autres postes d'écart.
-
La ligne non appariée apparaît dans la liste avec les options de :
Modifier - Modifier le montant ou la description.
Supprimer - Supprimer le poste (uniquement au stade de la préparation).
Ajouter un commentaire - Fournir des informations supplémentaires.
A noter: {b}Le total de tous les postes non appariés doit être égal à l'écart entre le solde du GL et le solde du support.
Soumettre pour examen
Pour soumettre la réconciliation :
Vérifier que les postes non appariés expliquent l'écart.
Cliquez sur Soumettre pour examen.
Ajouter des commentaires (facultatif).
Cliquez sur Confirmer.
Le rapprochement passe au stade de la révision et l'indicateur d'état est mis à jour.
Avertissement de déséquilibre [v26.1]
Si le rapprochement est déséquilibré, le bouton Soumettre pour révision est désactivé et une icône d'avertissement rouge s'affiche à côté. En survolant l'icône, une infobulle expliquant le déséquilibre s'affiche. Résoudre le déséquilibre avant de soumettre la demande.
Processus d'examen et d'approbation
Une fois soumis, le rapprochement suit le processus standard d'examen et d'approbation.
Phase d'examen
Le réviseur désigné examine le rapprochement et prend l'une des mesures suivantes :
Approuver pour signature finale :
Examiner les transactions concordantes et non concordantes.
Vérifier que les écarts sont correctement saisis.
Cliquez sur Soumettre pour approbation.
Ajouter des commentaires (facultatif).
Cliquez sur Soumettre pour approuver la transaction.
Rejeter et renvoyer pour retravailler :
Cliquez sur Rejeter.
Saisissez des commentaires expliquant ce qui doit être corrigé (obligatoire).
Cliquez sur Rejeter pour rejeter la transaction.
Le rapprochement revient à l'étape de préparation (état en cours).
Phase d'approbation
L'approbateur désigné donne son accord final ou rejette le rapprochement :
Approuver :
Examinez la réconciliation complète.
Cliquez sur Approuver.
Ajouter des commentaires (facultatif).
Cliquez sur Approuver pour approuver la transaction.
Le rapprochement passe à l'état approuvé.
A rejeter :
Cliquez sur Rejeter.
Saisissez des commentaires expliquant ce qui doit être corrigé (obligatoire).
Cliquez sur Rejeter pour rejeter la transaction.
Le rapprochement revient à l'étape de préparation.
Annuler l'approbation
A noter: Seul l'approbateur qui a approuvé le rapprochement peut revenir sur l'approbation.
Pour revenir à l'approbation :
Ouvrir le rapprochement approuvé.
Cliquez sur Rétablir l'approbation.
Saisissez des commentaires expliquant pourquoi l'approbation est annulée (obligatoire).
Cliquez sur Annuler l'approbation pour annuler la transaction.
Le rapprochement revient à l'état En cours. Le préparateur peut alors apporter les modifications nécessaires et les soumettre à nouveau pour examen.