Licence gratuite - Correspondance des transactions pour le rapprochement des comptes bancaires
Les rapprochements de comptes bancaires nécessitent une saisie manuelle des données du GL avant qu'un rapprochement par IA ne soit effectué. Le système compare les transactions du GL aux données des relevés bancaires téléchargés.
Pour effectuer un rapprochement de transactions dans le cadre d'un rapprochement de comptes bancaires, procédez comme suit :
Étape 1 : Rapprochement de comptes bancaires ouverts
Étape 2 : Ouvrir les éléments non appariés [v26.1]
Étape 3 : Définir le solde
Étape 4 : Ajouter des lignes GL
Étape 5 Télécharger les relevés bancaires
Étape 6 Examen des transactions appariées
Étape 7 Gérer les transactions non appariées
Étape 8 Soumettre pour examen
Ouvrir un rapprochement de compte bancaire
Pour ouvrir un compte bancaire :
Naviguez jusqu'au module Rapprochements.
Localiser le compte bancaire. La section Source de soutien affiche le numéro de compte bancaire.
Cliquez sur la ligne du compte pour ouvrir la page Détails du rapprochement.
Ouvrir les éléments non appariés [v26.1]
Après avoir ouvert la page Détails du rapprochement, le côté GL et le côté Support affichent chacun un bouton + (ajouter) et un bouton Upload pour charger les éléments ouverts non appariés. Les clients qui commencent en milieu d'année doivent charger les éléments historiques non appariés des périodes précédentes avant de procéder à la saisie des données du GL et à l'appariement des transactions. Cela garantit que l'équation de réconciliation est équilibrée dès le premier jour.
A noter: Cette étape ne s'applique qu'à la première période de réconciliation active. Pour les périodes suivantes, les postes ouverts non appariés sont automatiquement reportés. Une fois que les éléments non appariés ouverts sont chargés, passez à l'étape suivante.
Pour obtenir des instructions pas à pas sur l'ajout de postes non soldés par téléchargement en masse ou par saisie manuelle, voir Licence libre - Postes non soldés pour les rapprochements de comptes bancaires.
Définir le solde
Définir manuellement le solde du GL et le solde du support pour le rapprochement.
Pour définir un équilibre :
Cliquez sur Définir le solde dans la section Correspondance des transactions.
Une liste déroulante s'affiche avec les options suivantes :
Option |
Description |
|---|---|
Définir le solde du grand livre |
Saisissez le solde du grand livre de votre système ERP pour la période en cours. |
Définir le solde du support |
Saisir le solde du relevé bancaire. Cette option est disponible lorsque les relevés bancaires sont téléchargés manuellement sans analyse du fichier. |
Sélectionnez l'option souhaitée.
Saisir le montant du solde.
Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Règles relatives au solde du GL
Règle |
Comportement |
|---|---|
Monnaie |
Saisir le solde du GL uniquement dans la devise de l'entité légale. |
Séquence |
Définir le solde du GL avant d'ajouter des lignes de GL ou de télécharger des relevés bancaires. |
Entrées multiples |
Vous pouvez mettre à jour le solde plusieurs fois. Le système utilise la dernière entrée comme montant final. |
Étape applicable |
L'option Définir le solde du GL n'est disponible qu'à l'étape de préparation. |
Types de rapprochement |
L'option Définir le solde du GL s'applique aux rapprochements manuels et aux rapprochements de comptes bancaires. |
Ajouter des lignes GL
Pour le compte à licence gratuite, les lignes de GL peuvent être ajoutées de deux manières : manuellement ligne par ligne ou par téléchargement en masse à l'aide du modèle prédéfini.
Option A : Ajout manuel de lignes GL
Pour ajouter une seule ligne de GL :
Cliquez sur Ajouter une ligne GL.
Saisissez les détails de la transaction : Date, montant, description et partenaire commercial (facultatif).
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Répétez l'opération pour d'autres transactions.
Option B : Importation en masse de lignes GL à partir d'un modèle
Pour importer plusieurs lignes GL :
Cliquez sur Télécharger dans l'en-tête.
Sélectionnez Upload GL Lines.
Cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir le modèle d'importation.
Saisir les données de la transaction dans le modèle. Le modèle comprend des colonnes pour la date, le montant, la description et le partenaire commercial.
Enregistrez le modèle complété.
Cliquez à nouveau sur Upload GL Lines dans l'en-tête et sélectionnez le fichier enregistré.
Cliquez sur Télécharger pour importer le fichier.
Examiner les résultats de l'importation.
Après avoir ajouté des postes non appariés, vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter des commentaires à chaque poste.
Action |
Description |
|---|---|
Modifier |
Modifier le montant, la description ou d'autres détails du poste non apparié. |
Supprimer |
Supprimez le poste non apparié du rapprochement. |
Ajouter un commentaire |
Fournir un contexte supplémentaire aux examinateurs pour expliquer la variance ou le plan de résolution. |
Pour modifier un poste GL non apparié :
Localisez la ligne GL dans le panneau Compte GL.
Cliquez sur l'icône Modifier sur la ligne.
Modifiez les détails de la transaction si nécessaire.
Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Pour ajouter un commentaire :
Localisez l'élément dans le tableau des lignes non appariées.
Cliquez sur l'icône Commentaire.
Saisissez le texte du commentaire.
Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Pour supprimer un poste GL non apparié :
Localisez la ligne GL dans le panneau Compte GL.
Cliquez sur l'icône Supprimer sur la ligne.
Confirmer la suppression.
Règles des lignes GL
Règle |
Comportement |
|---|---|
Ajouter seulement |
Les actions d'importation et d'ajout ajoutent des données. Ils n'écrasent ni ne remplacent les données existantes. |
Modifier et supprimer |
Le système offre des options de modification et de suppression en ligne pour chaque ligne GL. Utilisez-les pour supprimer les doublons ou corriger les erreurs. |
Remise à niveau |
Le système effectue une nouvelle mise en correspondance chaque fois que vous ajoutez, modifiez ou supprimez une ligne GL. |
Monnaie |
Les montants des lignes GL utilisent par défaut la devise de l'entité légale. |
Validation des doublons |
Le système ne vérifie pas les doublons lors de l'importation. Vérifier les données avant de les télécharger. |
Étape applicable |
L'ajout, la modification et la suppression de lignes de GL ne sont possibles qu'à l'étape de préparation. |
Télécharger les relevés bancaires
Pour la version de la licence gratuite, la correspondance ne commence qu'une fois que le solde du GL ou les lignes du GL et les données de l'extrait de compte sont présents.
Pour télécharger les relevés bancaires :
Cliquez sur Upload.
Sélectionnez Télécharger les fichiers de réconciliation.
Cliquez sur Parcourir les fichiers ou faites glisser les fichiers dans la zone de téléchargement.
Sélectionnez le fichier d'extrait de compte (format Excel, CSV ou PDF).
Cliquez sur Upload.
Le système valide les fichiers pour les colonnes et les champs obligatoires. Les fichiers valides déclenchent l'importation de données, la mise en correspondance et le passage à l'état En cours. Les fichiers non valides affichent un message d'erreur.
[v26.1]
A noter: Les téléchargements de fichiers sont limités à un maximum de 20 fichiers par lot de téléchargement. Si plus de 20 fichiers sont sélectionnés, le système affiche un message d'erreur. Télécharger des fichiers supplémentaires dans les lots suivants. Cette limite s'applique à toutes les zones de téléchargement de fichiers, y compris les téléchargements de relevés bancaires, de lignes GL et de listes de contrôle.
Options de téléchargement
Option |
Description |
|---|---|
Téléchargement des fichiers de rapprochement |
Chargement des relevés bancaires à des fins de comparaison (Excel, CSV, PDF). |
Télécharger les lignes du grand livre |
Importe les données des transactions GL à partir du modèle. |
A noter: Le système redéclenche automatiquement l'appariement lorsque les données de la ligne GL changent. Il s'agit d'ajouter une nouvelle ligne, de modifier une ligne existante ou de supprimer une ligne.
Examen des transactions appariées
Une fois que les lignes GL et les relevés bancaires ont été téléchargés, le moteur d'IA procède à une mise en correspondance automatique.
Examiner les transactions appariées [v26.1]
Pour examiner les transactions appariées :
Accédez à l'onglet Résultats appariés.
Utilisez les commandes suivantes pour rechercher, filtrer et gérer les transactions correspondantes :
Contrôle |
Fonction |
|---|---|
Rechercher |
Recherche des transactions correspondantes par description, montant ou partenaire commercial. |
Effacer la recherche et les filtres |
Supprime tous les critères de recherche et de filtrage appliqués et revient à la vue par défaut. |
|
Non-appariement en bloc [v26.1] |
Déconnexion de plusieurs transactions à la fois. Cliquez sur le bouton Bulk Unmatch dans la liste déroulante et sélectionnez l'une des options suivantes :
|
Vérifier l'exactitude de chaque paire appariée (identifiant, dates, montants et descriptions).
Champ |
Description |
|---|---|
ID du match |
Identifiant unique avec code couleur. |
Dates |
Comparer la date du GL avec la date de la banque. |
Montants |
Vérifier que le montant du GL est égal au montant de la banque. |
Descriptions |
Vérifier que la description du GL est liée à la description de la banque. |
Partenaires commerciaux |
Comparer les partenaires commerciaux des GL et des banques. |
Cliquez sur Unmatch pour séparer les paires incorrectes.
A noter: Le système redéclenche automatiquement l'appariement lorsque les données de la ligne GL changent. Il s'agit d'ajouter une nouvelle ligne, de modifier une ligne existante ou de supprimer une ligne.
A noter: Vous ne pouvez annuler la correspondance des transactions que lorsque le rapprochement est en phase de préparation( statutEn cours). Une fois soumises à l'examen, les transactions sont verrouillées.
Gérer les transactions non appariées
L'onglet Éléments non appariés affiche les transactions qui doivent être appariées ou documentées manuellement.
Pour gérer les transactions non appariées :
Allez dans l'onglet Éléments non appariés.
Examinez les transactions GL non appariées (côté gauche) et les transactions bancaires (côté droit).
Sélectionnez les transactions des deux côtés et cliquez sur Correspondance pour les faire correspondre manuellement.
Ajouter des commentaires pour documenter les écarts pour les transactions qui ne peuvent pas correspondre.
Chaque ligne GL de l'onglet Incomparables affiche des icônes d'action pour la modification, le commentaire et la suppression.
Action |
Description |
|---|---|
Modifier |
Modifier la date, le montant, la description ou le partenaire commercial de la ligne GL. |
Commentaire |
Ajoutez un commentaire pour expliquer la transaction ou documenter l'écart. |
Supprimer |
Retirer la ligne GL de la réconciliation. |
A noter: Le système redéclenche automatiquement l'appariement lorsque les données de la ligne GL changent.
Soumettre pour examen
Pour soumettre la réconciliation :
Vérifier que toutes les correspondances possibles sont complètes et que les écarts sont saisis.
Cliquez sur Soumettre pour examen.
Ajouter des commentaires (facultatif).
Cliquez sur Confirmer.
Le rapprochement passe au stade de la révision et l'indicateur d'état est mis à jour.
Processus d'examen et d'approbation
Une fois soumis, le rapprochement suit le processus standard d'examen et d'approbation.
Phase d'examen
Le réviseur désigné examine le rapprochement et prend l'une des mesures suivantes :
Approuver pour signature finale :
Examiner les transactions concordantes et non concordantes.
Vérifier que les écarts sont correctement saisis.
Cliquez sur Soumettre pour approbation.
Ajouter des commentaires (facultatif).
Cliquez sur Soumettre pour approuver la transaction.
Rejeter et renvoyer pour retravailler :
Cliquez sur Rejeter.
Saisissez des commentaires expliquant ce qui doit être corrigé (obligatoire).
Cliquez sur Rejeter pour rejeter la transaction.
Le rapprochement revient à l'étape de préparation (état en cours).
Phase d'approbation
L'approbateur désigné donne son accord final ou rejette le rapprochement :
Approuver :
Examinez la réconciliation complète.
Cliquez sur Approuver.
Ajouter des commentaires (facultatif).
Cliquez sur Approuver pour approuver la transaction.
Le rapprochement passe à l'état approuvé.
A rejeter :
Cliquez sur Rejeter.
Saisissez des commentaires expliquant ce qui doit être corrigé (obligatoire).
Cliquez sur Rejeter pour rejeter la transaction.
Le rapprochement revient à l'étape de préparation.
Annuler l'approbation
A noter: Seul l'approbateur qui a approuvé le rapprochement peut revenir sur l'approbation.
Pour revenir à l'approbation :
Ouvrir le rapprochement approuvé.
Cliquez sur Rétablir l'approbation.
Saisissez des commentaires expliquant pourquoi l'approbation est annulée (obligatoire).
Cliquez sur Annuler l'approbation pour annuler la transaction.
Le rapprochement revient à l'état En cours. Le préparateur peut alors apporter les modifications nécessaires et les soumettre à nouveau pour examen.