Licence gratuite - Modèle de liste de contrôle de gestion
La section Checklists Template permet aux administrateurs de créer et de gérer des modèles de listes de contrôle. Ces modèles définissent des tâches standardisées pour les processus de clôture financière qui peuvent être activées pour des périodes spécifiques afin de créer des instances de listes de contrôle propres à chaque période.
A noter: La liste de contrôle peut être utilisée pour suivre les éléments de rapprochement et d'autres processus financiers en dehors des rapprochements de comptes.
Pour gérer les listes de contrôle Modèle :
Naviguez vers le module Administration.
Cliquez sur l'onglet Listes de contrôle.
L'onglet Modèles de listes de contrôle affiche tous les modèles de listes de contrôle configurés pour votre organisation.
La barre de recherche permet de localiser rapidement des modèles spécifiques en saisissant des noms de listes de contrôle ou des mots-clés.
-
Les onglets de filtre de statut permettent d'afficher les modèles par statut :
Sélectionnez Tout pour afficher tous les modèles de liste de contrôle
Sélectionnez Actif pour afficher les modèles en cours d'utilisation
Sélectionnez Inactif pour afficher les modèles désactivés
Examinez les informations du modèle de liste de contrôle dans le tableau :
Colonne |
Description |
|---|---|
Titre |
Nom du modèle de liste de contrôle avec badge d'état (actif/inactif) |
Description |
Brève description de l'objectif du modèle de liste de contrôle |
Articles |
Nombre d'éléments de la liste de contrôle (tâches) définis dans le modèle |
Créée |
Date de création du modèle (format MM/JJ/AAAA) |
Activer/désactiver |
Interrupteur à bascule pour activer/désactiver le modèle de liste de contrôle |
Modifier |
Icône permettant de modifier les paramètres et les tâches du modèle |
Dupliquer |
Icône pour dupliquer le modèle |
Création d'un modèle de liste de contrôle
Pour créer un nouveau modèle de liste de contrôle :
Cliquez sur Créer une nouvelle liste de contrôle dans le coin supérieur droit.
Saisissez le titre du modèle qui identifie clairement le processus de clôture (par exemple, "Liste de contrôle mensuelle").
Saisissez une description facultative expliquant l'objectif du modèle.
Cliquez sur Créer une liste de contrôle pour créer le modèle.
Le nouveau modèle apparaît dans la liste des modèles et est prêt pour l'ajout d'éléments de la liste de contrôle.
A noter: Les nouveaux modèles de listes de contrôle sont créés par défaut dans un état inactif. Vous devez activer le modèle avant qu'il ne soit disponible pour les instances de la liste de contrôle.
Modèles de listes de contrôle pour l'édition
Pour modifier un modèle de liste de contrôle :
Localisez le modèle dans la liste des modèles.
Cliquez sur l'icône Modifier pour ouvrir l'éditeur de modèles.
L'éditeur de modèle affiche le titre et la description de la liste de contrôle en haut, ainsi que le nombre total d'éléments. La barre latérale droite présente une arborescence de la structure de la liste de contrôle pour faciliter la navigation.
Les modèles de liste de contrôle utilisent une structure hiérarchique avec deux types d'éléments :
Type d'article |
Description |
|---|---|
Dossier |
Groupement de parents qui organise des tâches connexes. Les dossiers affichent une icône de dossier et peuvent contenir plusieurs tâches et sous-dossiers. |
Tâche |
Travail individuel avec des responsabilités assignées et des dates d'échéance. Les tâches affichent une icône de document et contiennent les champs d'affectation. |
A noter: Vous pouvez faire glisser et déposer des dossiers et des tâches pour réorganiser la structure de la liste de contrôle au sein de la hiérarchie.
Ajout de dossiers
Les dossiers organisent les tâches connexes en groupes logiques tels que "Rapprochement des comptes d'exploitation" ou "Examen et comptabilisation des charges à payer".
Pour ajouter un dossier :
Cliquez sur l'icône Ajouter un dossier sur un dossier existant pour ajouter un dossier frère, ou au niveau du modèle pour ajouter un nouveau dossier de premier niveau.
Saisissez le nom du dossier.
Vous pouvez également saisir une description du dossier.
Ajout de tâches
Les tâches sont les éléments de travail individuels que les utilisateurs accomplissent au cours du processus de clôture. Les tâches doivent être ajoutées dans les dossiers.
Pour ajouter une tâche :
Cliquez sur l'icône Ajouter une tâche dans le dossier parent.
Saisissez le nom de la tâche.
Il est possible de saisir une description de la tâche.
Complétez les champs de tâches requis :
Champ |
Description |
|---|---|
Préparateur |
Utilisateur responsable de l'exécution de la tâche. Le destinataire par défaut est "Tout le monde", ce qui permet à n'importe quel utilisateur d'effectuer la tâche. Vous pouvez modifier ce paramètre pour affecter un utilisateur spécifique. |
Réviseur |
Utilisateur responsable de l'examen de la tâche achevée. Le destinataire par défaut est "Tout le monde", ce qui permet à n'importe quel utilisateur de réviser. Vous pouvez modifier ce paramètre pour affecter un utilisateur spécifique. |
Durée (jours) |
Estimation du nombre de jours nécessaires à la réalisation de la tâche. |
Jour d'échéance (décalage de fin de période) |
Nombre de jours ouvrables avant ou après la fin de la période à laquelle la tâche est due. Par exemple, -5 signifie cinq jours ouvrables avant la clôture de la période et 5 signifie cinq jours ouvrables après la clôture de la période. |
Cliquez sur Mettre à jour la liste de contrôle pour enregistrer les modifications ou cliquez sur Fermer pour quitter sans enregistrer.
A noter: Le préparateur et le réviseur peuvent être la même personne pour les tâches de la liste de contrôle. Cela diffère des flux de travail de réconciliation où la séparation des tâches peut s'appliquer.
A noter: Les tâches sont planifiées à l'aide de dates d'échéance relatives basées sur la date de clôture de la période. Le système calcule les dates d'échéance en utilisant uniquement les jours ouvrables, en excluant automatiquement les week-ends du calcul. Cela permet d'établir un calendrier réaliste qui tient compte des jours d'activité réels des entreprises.
Suppression d'éléments
Pour supprimer un dossier ou une tâche :
Cliquez sur l'icône Supprimer sur la ligne de l'élément.
Confirmez la suppression lorsque vous y êtes invité.
La suppression d'un dossier supprime toutes les tâches qu'il contient.
A noter: Si vous supprimez une tâche instanciée du modèle, la tâche reste dans les instances existantes où elle a déjà été créée. Seules les instances ou tâches futures ayant le statut "Non démarré" sont affectées par les suppressions de modèles.
Sauvegarde des modifications
Après avoir apporté des modifications au modèle :
Cliquez sur Mettre à jour la liste de contrôle pour enregistrer toutes les modifications.
Cliquez sur Fermer pour quitter l'éditeur.
Toute modification apportée à un modèle de liste de contrôle le désactive automatiquement. Un administrateur doit réactiver manuellement le modèle pour que les modifications s'appliquent aux instances.
Les modifications du modèle affectent les instances de la liste de contrôle en fonction du statut de la tâche :
Tâches dont le statut est "Non démarré" : Les modifications du modèle réactivé sont appliquées à ces tâches.
Tâches dépassant le statut "Non commencé" (En cours, Révision ou Approuvé) : Les modifications ne sont pas appliquées. Ces tâches conservent leur configuration d'origine afin de préserver le travail en cours.
Les instances précédemment activées pour des périodes clôturées ne sont pas affectées par les changements de modèle.
Duplication des modèles de listes de contrôle
Pour dupliquer un modèle de liste de contrôle existant :
Localisez le modèle dans la liste des modèles.
Cliquez sur l'icône Dupliquer dans la colonne Actions.
Saisissez un nouveau nom pour le modèle dupliqué.
Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).
Le modèle dupliqué contient toutes les tâches du modèle original et peut être modifié indépendamment.
Activation ou désactivation des modèles de liste de contrôle
Des modèles actifs sont disponibles pour les instances de listes de contrôle dans le module Listes de contrôle. Les modèles inactifs ne sont pas disponibles pour les nouvelles instances de la période, mais conservent leur configuration pour une utilisation ultérieure.
Remarque : Les nouveaux modèles sont créés par défaut dans l'état inactif.
Pour modifier l'état d'un modèle de liste de contrôle :
Localisez le modèle dans la liste des modèles.
Cliquez sur l'interrupteur dans la colonne Actions pour passer de l'état actif à l'état inactif.
Modèle de liste de contrôle pour l'activation
Lorsque vous activez un modèle de liste de contrôle, le système crée une instance de liste de contrôle pour les périodes ouvertes contenant toutes les tâches définies dans le modèle. Les utilisateurs peuvent ensuite accéder à cette instance de liste de contrôle à partir du module Listes de contrôle dans la navigation de gauche.
Modèle de liste de contrôle pour la désactivation
Lorsque vous désactivez un modèle de liste de contrôle, l'effet sur les instances existantes dépend du statut de la tâche :
Tâches dont le statut est "Non démarré" : Ces tâches sont supprimées de l'instance de la liste de contrôle pour cette période.
Tâches déjà entamées (en cours, en révision ou au-delà) : Ces tâches restent dans l'instance et peuvent encore être accomplies. Les travaux entamés sont conservés quel que soit le statut du modèle.
Lorsque vous réactivez le modèle, les tâches qui ont été supprimées (celles qui avaient précédemment le statut "Non commencé") réapparaissent dans l'instance.
Chaque période peut avoir une ou plusieurs listes de contrôle actives. Si votre organisation a besoin de plusieurs modèles de listes de contrôle, créez des modèles distincts dans le module Administration et activez-les selon vos besoins.