Page de gestion des fichiers
La page Fichiers fournit des outils complets pour la visualisation, le téléchargement et la gestion des documents justificatifs.
Naviguez jusqu'au module Fichiers.
La page Fichiers affiche tous les documents téléchargés pour la période en cours.
Utilisez les boutons d'action et les filtres de la barre d'en-tête :
Contrôle |
Fonction |
|---|---|
Télécharger |
Ajout de nouvelles pièces justificatives (relevés bancaires, rapports de GL, preuves d'audit) |
Actualiser |
Mise à jour de la liste des fichiers pour afficher les documents nouvellement téléchargés |
Barre de recherche |
Recherche de fichiers par nom, numéro de compte ou mots-clés |
Filtrer par type de fichier |
Filtre les fichiers par type :
|
Filtre sur le statut du fichier |
Filtre les fichiers en fonction de leur état de traitement :
|
Trier par |
Trie les fichiers par date ou par nom |
Effacer la recherche et les filtres |
Supprime tous les filtres appliqués et revient à la vue par défaut |
Vue en grille |
Affiche les fichiers sous forme de cartes dans une grille avec des vignettes de prévisualisation. |
Vue en liste |
Affiche les fichiers sous la forme d'un tableau traditionnel avec des colonnes pouvant être triées. |
Examiner les informations affichées sur le fichier :
Informations |
Description |
|---|---|
Icône de type de fichier |
Indicateur visuel du type de fichier (PDF, Excel, CSV ou image) |
Nom du fichier |
Nom du fichier téléchargé |
Taille du fichier |
Taille du fichier en KB ou MB |
Date de téléchargement |
Date et heure du téléchargement du fichier |
État de l'analyse |
Indique l'état du traitement à l'aide d'indicateurs visuels :
|
Entité juridique |
Nom de l'entité juridique associée |
Compte du grand livre |
Numéro et nom du compte associé |
Compte bancaire |
Informations sur le compte bancaire (le cas échéant) |
Période |
Période comptable couverte par le document |
Hachage de fichier |
Identifiant unique qui change lorsque le contenu du fichier est modifié |
Actions |
|
Cliquez sur Télécharger pour ajouter de nouvelles pièces justificatives.
Sélectionnez les fichiers à l'aide du navigateur de fichiers ou faites-les glisser dans la zone de téléchargement.
A noter: Les dossiers sont automatiquement liés au compte et à la période appropriés.
[v26.1]
A noter: Les téléchargements de fichiers sont limités à un maximum de 20 fichiers par lot de téléchargement. Si plus de 20 fichiers sont sélectionnés, le système affiche un message d'erreur. Télécharger des fichiers supplémentaires dans les lots suivants. Cette limite s'applique à toutes les zones de téléchargement de fichiers, y compris les téléchargements de relevés bancaires, de lignes GL et de listes de contrôle.
Utilisez la barre de recherche pour trouver des fichiers par nom ou par compte.
Appliquer des filtres pour afficher les fichiers par type ou par état.
Trier les fichiers par date ou par nom.
Basculez entre l'affichage en grille et l'affichage en liste pour examiner les fichiers téléchargés en fonction de vos préférences :
Cliquez sur Rafraîchir pour afficher les nouveaux documents téléchargés.
Cliquez sur l'icône Télécharger sur n'importe quelle carte de fichier pour enregistrer une copie locale de l'état de rapprochement.
Cliquez sur l'icône Supprimer pour supprimer des fichiers si nécessaire.
Comprendre le traitement des fichiers
Le rapprochement des comptes traite les fichiers téléchargés différemment en fonction du type de fichier :
Type de fichier |
Formats de fichiers pris en charge |
Processus de traitement des fichiers |
|---|---|---|
Fichiers analysés |
|
|
Fichiers non analysés |
|
|
Le rapprochement des comptes utilise une gestion intelligente des fichiers :
Fichiers en double : Si vous téléchargez un fichier portant le même nom et ayant un contenu identique, le système conserve le fichier original et rejette le duplicata.
Fichiers modifiés : Si vous téléchargez un fichier portant le même nom mais dont le contenu est différent, le système crée une nouvelle entrée de fichier avec un hachage différent pour indiquer les modifications.
Fichier Hash : Un identifiant unique qui change lorsque le contenu du fichier est modifié, ce qui permet le suivi des versions.
A noter: Les fichiers téléchargés à partir du module Fichiers sont disponibles pour tous les rapprochements. Les fichiers téléchargés à partir d'une page spécifique de détails de rapprochement sont automatiquement liés à ce compte uniquement.
Les fichiers ne peuvent pas être supprimés si
Le rapprochement associé a dépassé le stade de la préparation (en cours).
Le rapprochement est actuellement en cours de révision, en attente d'approbation ou approuvé.
Cette restriction protège la piste d'audit en empêchant la suppression des documents qui ont été utilisés dans les rapprochements soumis. Pour supprimer un fichier utilisé dans un rapprochement soumis, le rapprochement doit d'abord être rejeté au stade de la préparation.