Licence gratuite - Gestion des comptes

L'onglet Comptes permet aux administrateurs de visualiser et de gérer tous les comptes financiers nécessitant un rapprochement.

A noter: Le compte de licence gratuite n'inclut pas l'intégration ERP. Vous pouvez créer manuellement des comptes à l'aide du bouton Ajouter un compte et gérer les comptes de vos entités légales. Le système prend en charge un maximum de 20 comptes/réconciliations par période.

Accéder à l'onglet Comptes

Pour accéder à l'onglet Comptes et le gérer :

1. Naviguez vers le module Administration.

2. Sélectionnez l'onglet Comptes.

L'onglet Comptes s'affiche par défaut et présente tous les comptes configurés.

Gestion des comptes

1. Naviguez vers le module Administration.

L'onglet Comptes est affiché par défaut et présente tous les comptes configurés.

2. La barre de recherche permet de localiser des comptes spécifiques en saisissant des numéros de compte, des noms ou des mots-clés.

3. Cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste des comptes avec les données les plus récentes.

4. Le filtre de l'état du compte permet d'afficher les comptes en fonction de l'état de rapprochement :

   • Sélectionnez Tous pour afficher tous les comptes.

   • Sélectionnez Activé pour afficher les comptes actifs nécessitant un rapprochement.

   • Sélectionnez Désactivé pour afficher les comptes qui ne nécessitent pas de rapprochement.

5. Examinez les informations relatives au compte dans le tableau :

6. Pour attribuer des responsabilités de compte, cliquez sur la liste déroulante Préparateur, Réviseur ou Approbateur et sélectionnez un utilisateur. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

7. Pour activer ou désactiver un compte, basculez le commutateur Activer/Désactiver sur la ligne du compte.

A noter:

• Le préparateur et le réviseur peuvent être la même personne, mais le réviseur et l'approbateur ne peuvent pas être la même personne.

• L'attribution par défaut de tous les rôles est "Tout le monde", ce qui signifie que tout utilisateur disposant des autorisations appropriées peut jouer ce rôle.

• Si l'utilisateur n'apparaît pas dans la liste déroulante, ajoutez-le dans la plate-forme insightsoftware et actualisez la liste des utilisateurs.

• Les comptes activés (en bleu) apparaissent dans le module Rapprochements. Les comptes désactivés (en gris) n'apparaissent pas dans les flux de travail de rapprochement.

• La limite de 20 comptes est appliquée lorsque vous activez des comptes.

Gestion du nombre de licences [v26.1] 

À partir de la version 26.1, les utilisateurs de la licence gratuite peuvent créer un nombre illimité de comptes de rapprochement, mais ne peuvent activer qu'un maximum de 20 comptes à la fois. Cette limite s'applique à l'activation des comptes, et non à leur création.

Lorsque la limite de validation est atteinte, le système affiche : "Vous avez atteint la limite de votre compte de réconciliation. Mettez à jour votre plan pour ajouter d'autres comptes".

A noter: Les comptes désactivés restent dans le système et conservent toutes les données de réconciliation. Vous pouvez les réactiver à tout moment en désactivant un autre compte.

Pour activer des comptes supplémentaires, désactivez un compte activé existant pour libérer de la capacité, ou passez à la version Enterprise pour bénéficier d'une limite plus élevée.

Ajout manuel de comptes

Pour ajouter/créer un compte manuellement :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter (icône plus) dans l'en-tête.

La fenêtre contextuelle Ajouter un compte s'ouvre.

2. Saisissez les informations requises sur le compte :

3. Si vous sélectionnez Compte bancaire comme Type de source de soutien, saisissez des informations bancaires supplémentaires :

   • Numéro de compte bancaire/IBAN: Le numéro de compte bancaire ou IBAN (obligatoire).

   • Nom de la banque: Nom de l'institution bancaire (facultatif).

   • Support Source Currency: Devise du compte bancaire (obligatoire). Doit correspondre à la devise fonctionnelle de l'entité légale. Par défaut, le système remplit ce champ avec la devise fonctionnelle de l'entité légale. Aucune sélection n'est requise.

4. Cliquez sur Créer un compte.

Le compte apparaît dans la liste des comptes.

A noter:

• Le compte de la licence gratuite prend en charge un maximum de 20 rapprochements par période. Pour en ajouter d'autres, passez à la version Entreprise.

• Le système vérifie qu'il n'y a pas de doublons entre le nom de l'entité légale et le numéro de compte. Les doubles comptes ne sont pas autorisés.

• Si vous ne sélectionnez pas de type de source de support, le compte est défini par défaut sur Manuel.

• La devise fonctionnelle de l'entité légale et la devise du compte bancaire doivent correspondre.

Modification des comptes

Pour modifier un compte existant :

1. Localisez le compte dans la liste des comptes.

2. Cliquez sur l'icône Modifier (crayon) sur la ligne du compte.

L'onglet Modifier le compte s'ouvre.

3. Modifiez les informations du compte si nécessaire.

4. Si vous sélectionnez Compte bancaire comme Type de source de soutien, saisissez des informations bancaires supplémentaires :

   • Numéro de compte bancaire/IBAN: Le numéro de compte bancaire ou IBAN (obligatoire).

   • Nom de la banque: Nom de l'institution bancaire (facultatif).

   • Support Source Currency: Par défaut, le système remplit ce champ avec la devise fonctionnelle de l'entité légale.

5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

A noter: La boîte de dialogue Modifier le compte vous permet uniquement de modifier les informations relatives à l'entité légale.

Modification des détails de la source de soutien

Pour modifier les détails de la source de soutien :

1. Localisez le compte dans la liste des comptes.

2. Cliquez sur l'icône Modifier à côté de la colonne Source de support.

La boîte de dialogue Edit Support Source s'ouvre.

3. Modifier les détails de la source de soutien si nécessaire :

   1. Numéro de compte bancaire/IBAN: Mettre à jour le numéro de compte bancaire ou IBAN.

   2. Nom de la banque: Mettre à jour le nom de l'institution bancaire.

   3. Support Source Currency: Mettre à jour la monnaie. Doit correspondre à la devise fonctionnelle de l'entité légale.

4. Cliquez sur ENREGISTRER (SAVE).

A noter: Cette option n'est disponible que pour les comptes dont le type de source de support est le compte bancaire. La modification du type de source de soutien peut réinitialiser le rapprochement pour la période en cours.

A noter: [v26.1]  Lorsque la Source de support est définie sur Compte bancaire, le sélecteur de compte bancaire affiche tous les comptes activés à partir de l'onglet Comptes bancaires dans l'Administration. Seuls les comptes bancaires correspondant à la devise de l'entité légale peuvent être sélectionnés.

Voir Licence libre - Gestion des comptes bancaires pour plus de détails sur l'ajout et la gestion des comptes bancaires.