Transaktionsabgleich für Bankkontoabstimmungen

Bei der Abstimmung von Bankkonten kommt ein KI-gestützter automatischer Abgleich zwischen GL-Transaktionen und Kontoauszugsdaten zum Einsatz. Das System analysiert automatisch hochgeladene Auszüge und gleicht Transaktionen ab, wodurch 80-90 % der manuellen Arbeit entfällt.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Transaktionsabgleich für eine Bankkontoabstimmung durchzuführen:

• Schritt 1: Abstimmung der offenen Bankkonten

• Schritt 2: Nicht übereinstimmende Posten öffnen [v26.1] 

• Schritt 3: Kontoauszüge hochladen

• Schritt 4: Support-Saldo einstellen

• Schritt 5: Abgestimmte Transaktionen überprüfen

• Schritt 6: Nicht übereinstimmende Transaktionen verwalten

• Schritt 7: Transaktionen manuell abgleichen

• Schritt 8: Nicht übereinstimmende Transaktionen dokumentieren

• Schritt 9: Abstimmung zur Überprüfung einreichen

Abstimmung der offenen Bankkonten

Zur Eröffnung einer Bankkontoabstimmung:

1. Navigieren Sie zum Modul " Abstimmungen".

2. Suchen Sie ein Bankkonto (identifiziert durch die Kontonummer im Abschnitt Support Source)

3. Klicken Sie auf die Kontozeile, um die Seite Abstimmungsdetails zu öffnen.

Nicht übereinstimmende Posten öffnen [v26.1] 

Nach dem Öffnen der Seite Abstimmungsdetails werden auf der GL-Seite und der Support-Seite jeweils eine Schaltfläche "+" (Hinzufügen) und eine Schaltfläche "Hochladen" zum Laden offener, nicht abgeglichener Posten angezeigt. Kunden, die in der Jahresmitte einsteigen, müssen historische, nicht abgeglichene Posten aus früheren Perioden laden, bevor sie mit der GL-Dateneingabe und dem Transaktionsabgleich fortfahren können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Abgleichsgleichung vom ersten Tag an ausgeglichen ist.

Hinweis: Dieser Schritt gilt nur für die erste aktive Abstimmungsperiode. Für nachfolgende Zeiträume werden offene, nicht ausgeglichene Posten automatisch vorgetragen. Sobald offene, nicht übereinstimmende Elemente geladen sind, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Eine schrittweise Anleitung zum Hinzufügen offener nicht abgeglichener Posten per Massenupload oder manueller Eingabe finden Sie unter Offene nicht abgeglichene Posten für Bankkontoabstimmungen.

Kontoauszüge hochladen

Die Kontoauszüge müssen hochgeladen werden, bevor der automatische Transaktionsabgleich beginnen kann.

Zum Hochladen von Kontoauszügen:

1. Klicken Sie auf der Seite Abstimmungsdetails auf die Schaltfläche Hochladen.

2. Im Upload-Dialog: Klicken Sie auf Dateien durchsuchen oder Dateien im Upload-Bereich ablegen.

   1. Wählen Sie Ihre Kontoauszugsdatei (Excel-, CSV-, PDF- oder Bildformat)

   2. Überprüfen Sie, ob die Datei Kontonummer, Zeitraum, Beträge und Beschreibungen enthält.

   3. Vergewissern Sie sich, dass die Transaktionen mit dem ausgewählten Abrechnungszeitraum übereinstimmen.

   4. Klicken Sie auf Öffnen, um die Datei hochzuladen.

3. Klicken Sie auf Hochladen, um die Datei hochzuladen.

[v26.1] 

Hinweis: Der Datei-Upload ist auf maximal 20 Dateien pro Upload-Stapel begrenzt. Wenn mehr als 20 Dateien ausgewählt sind, zeigt das System eine Fehlermeldung an. Laden Sie weitere Dateien in nachfolgenden Stapeln hoch. Dieses Limit gilt für alle Bereiche des Datei-Uploads, einschließlich des Uploads von Kontoauszügen, GL-Zeilen und Anhängen von Checklisten.

4. Überwachen Sie die Dateiverarbeitung im Modul Dateien:

   • Verarbeitung (grüner Kreisel) - Die Datei wird analysiert

   • Angehängt (grünes Häkchen) - Datei erfolgreich verarbeitet

   • Fehler (rotes Symbol) - Verarbeitung fehlgeschlagen aufgrund von:

     • Falsche Periodenangaben

     • Fehlerhaftes Dateiformat

     • Fehlendes Pflichtfeld

Das System parst die Datei automatisch. Die KI-Engine führt einen automatischen Abgleich durch.

• Die Registerkarte "Übereinstimmende Ergebnisse" wird mit den übereinstimmenden Paaren gefüllt.

• Die Registerkarte Nicht übereinstimmende Posten zeigt die verbleibenden Transaktionen.

• Die KPI-Karten werden mit den aktuellen Gesamtzahlen aktualisiert.

Support-Saldo einstellen

Die Funktion "Saldo einstellen" steht für alle Abstimmungsarten zur Verfügung, auch für Bankkontoabstimmungen. Wenn der Abschlusssaldo nicht in den Kontoauszügen enthalten ist, können Sie die Funktion Unterstützungssaldo einstellen verwenden, um die eingegebenen Salden abzugleichen.

Zum Einstellen der Stützbalance:

1. Klicken Sie auf Balance einstellen

2. Geben Sie den korrekten Saldo ein, der mit dem GL-Saldo übereinstimmen sollte.

Das System berechnet automatisch die Differenz und zeigt sie an.

Versöhnungs-Szenarien:

3. Klicken Sie auf Saldo einstellen.

Das System berechnet automatisch die Differenz und zeigt sie an.

Balance Override-Verhalten

• Wenn ein Kontoauszug mit einer Saldospalte zu einem späteren Zeitpunkt hochgeladen wird, überschreibt das System automatisch jeden zuvor manuell eingestellten Saldo.

• Wenn Sie den Saldo manuell aktualisieren, nachdem ein Kontoauszug hochgeladen wurde, gilt die jüngste Aktualisierung als die Quelle der Wahrheit.

Hinweis: Die Schaltfläche Saldo einstellen ist nach der Vorbereitungsphase für Bankabstimmungen deaktiviert.

Abgestimmte Transaktionen überprüfen

Auf der Registerkarte Abgestimmt werden alle erfolgreich abgeglichenen Transaktionspaare angezeigt, einschließlich Eins-zu-Eins- und Mehr-zu-Eins-Übereinstimmungen.

Um abgeglichene Transaktionen zu überprüfen:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Abgestimmte Ergebnisse.

2. Verwenden Sie die folgenden Steuerelemente zum Suchen, Filtern und Verwalten abgeglichener Transaktionen:

3. Überprüfen Sie jedes übereinstimmende Paar auf Richtigkeit - Stimmen Sie ID, Datum, Beträge und Beschreibungen ab.

4. Heben Sie bei Bedarf die Zuordnung falscher Paare auf:

   1. Suchen Sie die falsche Übereinstimmung.

   2. Klicken Sie auf das Symbol Nicht übereinstimmen auf der rechten Seite der Position.

   3. Beide Transaktionen werden auf die Registerkarte Nicht übereinstimmende Artikel verschoben.

Hinweis: Sie können Transaktionen nur aufheben, wenn sich die Abstimmung in der Vorbereitungsphase befindet (Status In Bearbeitung). Einmal zur Prüfung eingereicht, sind die Transaktionen gesperrt.

Nicht übereinstimmende Transaktionen verwalten

Auf der Registerkarte Nicht übereinstimmende Posten werden Transaktionen angezeigt, die einen manuellen Abgleich oder eine Dokumentation erfordern.

Zur Verwaltung nicht abgeglichener Transaktionen:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Nicht übereinstimmende Elemente.

2. Überprüfen Sie die nicht übereinstimmenden Elemente in zwei nebeneinander liegenden Tabellen:

   • GL-Konto (linke Tabelle):

Zeigt GL-Transaktionen an, die noch nicht mit Kontoauszügen abgeglichen sind.

• Unterstützungsquelle (Bankkonto) (rechte Tabelle):

Zeigt Banktransaktionen an, die noch nicht mit GL-Buchungen abgeglichen sind.

Hinweis: Wenn es keine nicht übereinstimmenden Posten gibt, zeigen die Tabellen "Keine nicht übereinstimmenden Transaktionen" an.

3. Überprüfen Sie den Balken mit der Auswahlübersicht:

   • Hauptbuchkonto: Anzahl und Gesamtbetrag der ausgewählten GL-Positionen.

   • Unterstützungsquelle (Bankkonto): Anzahl und Gesamtbetrag der ausgewählten Bankposten.

Manuelles Abgleichen von Transaktionen auf der Registerkarte "Nicht abgeglichen".

Um Transaktionen abzugleichen,

1. Suchen Sie eine GL-Buchung und eine Bankzeile mit demselben Betrag.

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben der GL-Buchung und der entsprechenden Banktransaktion.

3. Überprüfen Sie, ob der Auswahlbalken am unteren Rand übereinstimmende Summen anzeigt.

4. Klicken Sie auf Ausgewählte abgleichen, um die Transaktionen miteinander zu verknüpfen.

5. Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu, um etwas Ungewöhnliches über das Spiel zu erklären.

Das übereinstimmende Paar wird auf die Registerkarte Ergebnisse übertragen und die KPI-Karten werden automatisch aktualisiert.

Nicht übereinstimmende Transaktionen für Bankabstimmungen dokumentieren

Für Banktransaktionen, die nicht in der aktuellen Periode abgeglichen werden können (unterschiedliche Perioden, ausstehende Schecks usw.):

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Nicht übereinstimmende Elemente.

2. Wählen Sie die nicht übereinstimmende(n) Transaktion(en) entweder auf der GL- oder der Bankseite aus.

3. Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, um die Abweichung zu dokumentieren.

4. Geben Sie eine klare Erklärung ab:

   • Grund für die Abweichung

   • Voraussichtliches Datum der Auflösung

   • Alle Referenznummern oder unterstützenden Details

5. Die dokumentierten Posten werden zur Nachverfolgung auf künftige Zeiträume übertragen.

Hinweis: Im Gegensatz zu manuellen Abstimmungen werden bei Bankkontoabstimmungen nicht übereinstimmende Posten direkt aus dem Kontoauszug und den GL-Buchungen nachverfolgt, anstatt separate nicht übereinstimmende Posten zu erstellen.

Verhalten von Übertragspositionen für Kontoauszüge

Nicht abgeglichene Posten aus früheren Zeiträumen bleiben sichtbar, auch wenn sie in einem zukünftigen Zeitraum abgeglichen werden. Dies gewährleistet eine vollständige Transparenz der Prüfpfade.

Wenn ein nicht abgeglichener Posten aus einer früheren Periode in einer zukünftigen Periode abgeglichen wird:

• Der Datensatz der vorherigen Periode wird schreibgeschützt (keine Bearbeitungs-/Löschvorgänge)

• Der nicht zugeordnete Posten wird weiterhin in der vorherigen Periode als Referenz angezeigt.

• Wenn die Übereinstimmung in der zukünftigen Periode später nicht mehr besteht, wird der Artikel der vorherigen Periode wieder bearbeitbar.

Abstimmung zur Überprüfung einreichen

Sobald alle Transaktionen abgewickelt sind:

1. Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Abstimmungen:

   • Alle möglichen Übereinstimmungen werden hergestellt

   • Verbleibende Abweichungen werden dokumentiert

   • KPI-Karten zeigen akzeptable Salden

2. Klicken Sie auf Absenden zur Überprüfung.

3. Optional können Sie Kommentare zur Abstimmung hinzufügen.

4. Klicken Sie auf Submit.

Die Abstimmung geht in die Überprüfungsphase über und die Statusanzeige wird aktualisiert.

Warnung bei Unausgeglichenheit [v26.1] 

Wenn der Abgleich nicht ausgeglichen ist, wird die Schaltfläche Zur Überprüfung einreichen deaktiviert und ein rotes Warnsymbol daneben angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird ein Tooltip angezeigt, der das Ungleichgewicht erklärt. Beheben Sie das Ungleichgewicht vor der Einreichung.