Kostenlose Lizenz - Transaktionsabgleich für manuelle Abstimmung
Manuelle Abstimmungen sind für Konten ohne Kontoauszüge vorgesehen.
Bei Konten mit freier Lizenz legen Sie den GL-Saldo manuell fest. GL-Zeilen sind für manuelle Konten nicht erforderlich.
Gehen Sie wie folgt vor, um den Transaktionsabgleich für eine manuelle Abstimmung durchzuführen:
Eine manuelle Abstimmung öffnen
Um einen manuellen Abgleich zu öffnen:
Navigieren Sie zum Modul " Abstimmungen".
Suchen Sie das manuelle Konto. Im Bereich Support Source wird ein manuelles Symbol angezeigt.
Klicken Sie auf die Kontozeile, um die Seite Abstimmungsdetails zu öffnen.
Balance einstellen
Legen Sie den GL-Saldo und den Unterstützungssaldo für die Abstimmung manuell fest.
Um ein Gleichgewicht herzustellen:
Klicken Sie im Abschnitt Manuelle Eingabe auf Saldo einstellen.
Es wird eine Dropdown-Liste mit den folgenden Optionen angezeigt:
Option |
Bezeichnung |
|---|---|
Hauptbuch-Saldo einstellen |
Geben Sie den Hauptbuchsaldo für die aktuelle Periode ein. |
Support-Saldo einstellen |
Geben Sie den Unterstützungssaldo ein, der mit dem GL-Saldo übereinstimmt. |
Wählen Sie die gewünschte Option.
Geben Sie den Saldobetrag ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Wiederholen Sie den Vorgang, um die andere Waage einzustellen.
Das System berechnet die Differenz zwischen GL-Saldo und Unterstützungssaldo und zeigt sie an.
Nicht übereinstimmende Positionen hinzufügen
Wenn eine Abweichung zwischen GL- und Unterstützungssalden besteht, fügen Sie nicht übereinstimmende Einzelposten hinzu, um die Differenz zu dokumentieren.
So fügen Sie eine nicht zugeordnete Position hinzu:
Klicken Sie auf Nicht übereinstimmende Zeile hinzufügen.
Geben Sie den Abweichungsbetrag und die Beschreibung ein.
Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
Wiederholen Sie dies für weitere Abweichungspositionen.
-
Die nicht übereinstimmende Zeile wird in der Liste mit folgenden Optionen angezeigt:
Bearbeiten - Ändern Sie den Betrag oder die Beschreibung.
Löschen - Entfernen Sie die Position (nur in der Vorbereitungsphase).
Kommentar hinzufügen - Geben Sie zusätzliche Informationen an.
Hinweis: Die Summe aller nicht zugeordneten Einzelposten muss der Abweichung zwischen GL-Saldo und Unterstützungssaldo entsprechen.
Zur Überprüfung einreichen
Zur Übermittlung der Abstimmung:
Überprüfen Sie, ob nicht übereinstimmende Einzelposten die Abweichung erklären.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen.
Kommentare hinzufügen (optional).
Klicken Sie auf Bestätigen.
Die Abstimmung geht in die Überprüfungsphase über und die Statusanzeige wird aktualisiert.
Warnung bei Unausgeglichenheit [v26.1]
Wenn der Abgleich nicht ausgeglichen ist, wird die Schaltfläche Zur Überprüfung einreichen deaktiviert und ein rotes Warnsymbol daneben angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird ein Tooltip angezeigt, der das Ungleichgewicht erklärt. Beheben Sie das Ungleichgewicht vor der Einreichung.
Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren
Nach der Einreichung folgt die Abstimmung dem Standard-Workflow zur Überprüfung und Genehmigung.
Überprüfungsphase
Der zugewiesene Überprüfer prüft den Abgleich und ergreift eine der folgenden Maßnahmen:
Freigabe zur endgültigen Unterzeichnung:
Überprüfen Sie abgeglichene und nicht abgeglichene Transaktionen.
Überprüfen Sie, ob die Abweichungen ordnungsgemäß erfasst werden.
Klicken Sie auf Absenden zur Genehmigung.
Kommentare hinzufügen (optional).
Klicken Sie auf Senden, um die Transaktion zu genehmigen.
Zurückweisen und zur Nacharbeit zurückschicken:
Klicken Sie auf Ablehnen.
Geben Sie Kommentare ein, die erklären, was korrigiert werden muss (erforderlich).
Klicken Sie auf Ablehnen, um die Transaktion abzulehnen.
Die Abstimmung kehrt in die Vorbereitungsphase zurück (Status In Bearbeitung).
Genehmigungsphase
Der zugewiesene Genehmigende gibt die Abstimmung endgültig frei oder lehnt sie ab:
Zu genehmigen:
Überprüfen Sie den vollständigen Abgleich.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Kommentare hinzufügen (optional).
Klicken Sie auf Genehmigen, um die Transaktion zu genehmigen.
Die Abstimmung geht in den Status "Genehmigt" über.
Abzulehnen:
Klicken Sie auf Ablehnen.
Geben Sie Kommentare ein, die erklären, was korrigiert werden muss (erforderlich).
Klicken Sie auf Ablehnen, um die Transaktion abzulehnen.
Die Versöhnung kehrt in die Vorbereitungsphase zurück.
Genehmigung zurücknehmen
Hinweis: Nur der Genehmigende, der die Abstimmung genehmigt hat, kann die Genehmigung zurücknehmen.
Genehmigung zurückgeben:
Öffnen Sie die genehmigte Abstimmungsliste.
Klicken Sie auf Genehmigung rückgängig machen.
Geben Sie Kommentare ein, die erklären, warum die Genehmigung zurückgenommen wird (erforderlich).
Klicken Sie auf Genehmigung rückgängig machen, um die Transaktion rückgängig zu machen.
Die Abstimmung kehrt zum Status "In Bearbeitung" zurück. Der Ersteller kann dann die erforderlichen Änderungen vornehmen und den Antrag erneut zur Prüfung einreichen.