Kostenlose Lizenz - Transaktionsabgleich für die Abstimmung von Bankkonten
Die Abstimmung von Bankkonten erfordert eine manuelle Eingabe von GL-Daten, bevor ein KI-gestützter Abgleich erfolgt. Das System gleicht GL-Transaktionen mit hochgeladenen Kontoauszugsdaten ab.
Gehen Sie wie folgt vor, um den Transaktionsabgleich für eine Bankkontoabstimmung durchzuführen:
Schritt 1: Abstimmung der offenen Bankkonten
Schritt 2: Nicht übereinstimmende Posten öffnen [v26.1]
Schritt 3: Saldo einstellen
Schritt 4: GL-Linien hinzufügen
Schritt 5: Kontoauszüge hochladen
Schritt 6: Abgestimmte Transaktionen überprüfen
Schritt 7: Nicht übereinstimmende Transaktionen verwalten
Schritt 8: Zur Überprüfung einreichen
Öffnen Sie eine Bankkontoabstimmung
Zur Eröffnung einer Bankkontoabstimmung:
Navigieren Sie zum Modul " Abstimmungen".
Suchen Sie das Bankkonto. Im Abschnitt Unterstützungsquelle wird die Bankkontonummer angezeigt.
Klicken Sie auf die Kontozeile, um die Seite Abstimmungsdetails zu öffnen.
Nicht übereinstimmende Posten öffnen [v26.1]
Nach dem Öffnen der Seite Abstimmungsdetails werden auf der GL-Seite und der Support-Seite jeweils eine Schaltfläche "+" (Hinzufügen) und eine Schaltfläche "Hochladen" zum Laden offener, nicht abgeglichener Posten angezeigt. Kunden, die in der Jahresmitte einsteigen, müssen historische, nicht abgeglichene Posten aus früheren Perioden laden, bevor sie mit der GL-Dateneingabe und dem Transaktionsabgleich fortfahren können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Abgleichsgleichung vom ersten Tag an ausgeglichen ist.
Hinweis: Dieser Schritt gilt nur für die erste aktive Abstimmungsperiode. Für nachfolgende Zeiträume werden offene, nicht ausgeglichene Posten automatisch vorgetragen. Sobald offene, nicht übereinstimmende Elemente geladen sind, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Eine schrittweise Anleitung zum Hinzufügen offener nicht abgeglichener Posten per Massenupload oder manueller Eingabe finden Sie unter Freie Lizenz - Offene nicht abgeglichene Posten für Bankkontoabstimmungen.
Saldo einstellen
Legen Sie den GL-Saldo und den Unterstützungssaldo für die Abstimmung manuell fest.
Um ein Gleichgewicht herzustellen:
Klicken Sie im Abschnitt Transaktionsabgleich auf Saldo einstellen.
Es wird eine Dropdown-Liste mit den folgenden Optionen angezeigt:
Option |
Bezeichnung |
|---|---|
Hauptbuch-Saldo einstellen |
Geben Sie den Hauptbuchsaldo aus Ihrem ERP-System für die aktuelle Periode ein. |
Support-Saldo einstellen |
Geben Sie den Saldo des Kontoauszugs ein. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie Kontoauszüge manuell hochladen, ohne die Datei zu parsen. |
Wählen Sie die gewünschte Option.
Geben Sie den Saldobetrag ein.
Klicken Sie auf Speichern.
GL-Saldo-Regeln
Regel: |
Verhalten |
|---|---|
Währung |
Geben Sie den GL-Saldo nur in der Währung der juristischen Person ein. |
Sequenz |
Stellen Sie den GL-Saldo ein, bevor Sie GL-Zeilen hinzufügen oder Kontoauszüge hochladen. |
Mehrere Einträge |
Sie können den Saldo mehrmals aktualisieren. Das System verwendet den letzten Eintrag als Endbetrag. |
Anwendbare Stufe |
GL-Saldo einstellen ist nur während der Vorbereitungsphase verfügbar. |
Abstimmungsarten |
GL-Saldo einstellen gilt sowohl für manuelle als auch für Bankkontoabstimmungen. |
GL-Linien hinzufügen
Für ein Konto mit kostenloser Lizenz können GL-Zeilen auf zwei Arten hinzugefügt werden: manuell Zeile für Zeile oder als Massenupload unter Verwendung der vordefinierten Vorlage.
Option A: Manuelles Hinzufügen von GL-Linien
Um eine einzelne GL-Zeile hinzuzufügen:
Klicken Sie auf GL-Zeile hinzufügen.
Geben Sie die Einzelheiten der Transaktion ein: Datum, Betrag, Beschreibung und Handelspartner (optional).
Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
Wiederholen Sie dies für weitere Transaktionen.
Option B: Bulk-Import von GL-Zeilen aus Vorlage
Um mehrere GL-Linien zu importieren:
Klicken Sie in der Kopfzeile auf Hochladen.
Wählen Sie GL-Zeilen hochladen.
Klicken Sie auf Vorlage herunterladen, um die Importvorlage zu erhalten.
Geben Sie die Bewegungsdaten in die Vorlage ein. Die Vorlage enthält Spalten für Datum, Betrag, Beschreibung und Handelspartner.
Speichern Sie die fertige Vorlage.
Klicken Sie erneut auf GL-Zeilen hochladen in der Kopfzeile und wählen Sie die gespeicherte Datei aus.
Klicken Sie auf Hochladen, um die Datei zu importieren.
Überprüfen Sie die Importergebnisse.
Nachdem Sie nicht übereinstimmende Positionen hinzugefügt haben, können Sie jede Position bearbeiten, löschen oder Kommentare hinzufügen.
Aktion |
Bezeichnung |
|---|---|
Bearbeiten |
Ändern Sie den Betrag, die Beschreibung oder andere Details der nicht zugeordneten Position. |
Löschen |
Entfernen Sie die nicht übereinstimmende Position aus der Abstimmungsliste. |
Kommentar hinzufügen |
Geben Sie den Prüfern zusätzliche Informationen zur Erläuterung der Abweichung oder des Lösungsplans. |
So bearbeiten Sie eine nicht zugeordnete GL-Position:
Suchen Sie die GL-Zeile im Bereich GL-Konto.
Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten in der Zeile.
Ändern Sie die Transaktionsdetails nach Bedarf.
Klicken Sie auf Speichern.
Um einen Kommentar hinzuzufügen:
Suchen Sie das Element in der Tabelle Nicht übereinstimmende Zeilen.
Klicken Sie auf das Symbol Kommentar.
Geben Sie den Kommentartext ein.
Klicken Sie auf Speichern.
So löschen Sie eine nicht zugeordnete GL-Position:
Suchen Sie die GL-Zeile im Bereich GL-Konto.
Klicken Sie auf das Symbol Löschen in der Zeile.
Bestätigen Sie die Löschung.
GL-Linien Regeln
Regel: |
Verhalten |
|---|---|
Nur anhängen |
Die Aktionen Importieren und Hinzufügen fügen Daten hinzu. Sie überschreiben oder ersetzen keine bestehenden Daten. |
Bearbeiten und Löschen |
Das System bietet Inline-Bearbeitungs- und Löschoptionen für jede GL-Zeile. Verwenden Sie diese, um Duplikate zu entfernen oder Fehler zu korrigieren. |
Neuanpassung |
Das System führt jedes Mal, wenn Sie eine GL-Zeile hinzufügen, bearbeiten oder löschen, einen erneuten Abgleich durch. |
Währung |
GL-Zeilenbeträge verwenden standardmäßig die Währung der juristischen Person. |
Doppelte Validierung |
Das System prüft beim Import nicht auf doppelte Artikel. Überprüfen Sie die Daten vor dem Hochladen. |
Anwendbare Stufe |
Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von GL-Zeilen sind nur während der Vorbereitungsphase verfügbar. |
Kontoauszüge hochladen
Bei der Version mit freier Lizenz beginnt der Abgleich erst, wenn der GL-Saldo oder die GL-Zeilen und die Kontoauszugsdaten vorhanden sind.
Zum Hochladen von Kontoauszügen:
Klicken Sie auf Hochladen.
Wählen Sie Abstimmungsdateien hochladen.
Klicken Sie auf Dateien durchsuchen oder ziehen Sie Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
Wählen Sie die Kontoauszugsdatei (Excel-, CSV- oder PDF-Format).
Klicken Sie auf Hochladen.
Das System überprüft die Dateien auf obligatorische Spalten und Pflichtfelder. Gültige Dateien lösen den Datenimport, den Abgleich und den Statuswechsel zu "In Bearbeitung" aus. Bei ungültigen Dateien wird eine Fehlermeldung angezeigt.
[v26.1]
Hinweis: Der Datei-Upload ist auf maximal 20 Dateien pro Upload-Stapel begrenzt. Wenn mehr als 20 Dateien ausgewählt sind, zeigt das System eine Fehlermeldung an. Laden Sie weitere Dateien in nachfolgenden Stapeln hoch. Dieses Limit gilt für alle Bereiche des Datei-Uploads, einschließlich des Uploads von Kontoauszügen, GL-Zeilen und Anhängen von Checklisten.
Upload-Optionen
Option |
Bezeichnung |
|---|---|
Abstimmungsdateien hochladen |
Laden Sie Kontoauszüge zum Abgleich hoch (Excel, CSV, PDF). |
Hauptbuch-Zeilen hochladen |
Importiert GL-Transaktionsdaten aus einer Vorlage. |
Hinweis: Das System führt den Abgleich automatisch erneut durch, wenn sich die GL-Liniendaten ändern. Dazu gehört das Hinzufügen einer neuen Zeile, das Bearbeiten einer vorhandenen Zeile oder das Löschen einer Zeile.
Abgestimmte Transaktionen überprüfen
Nach dem Hochladen der GL-Linien und Kontoauszüge führt die KI-Engine einen automatischen Abgleich durch.
Überprüfung abgeglichener Transaktionen [v26.1]
Um abgeglichene Transaktionen zu überprüfen:
Gehen Sie zur Registerkarte Abgestimmte Ergebnisse.
Verwenden Sie die folgenden Steuerelemente zum Suchen, Filtern und Verwalten abgeglichener Transaktionen:
Kontrolle |
Funktion |
|---|---|
Suchen |
Sucht nach übereinstimmenden Transaktionen nach Beschreibung, Betrag oder Handelspartner. |
Suche & Filter löschen |
Entfernt alle angewandten Such- und Filterkriterien und kehrt zur Standardansicht zurück. |
|
Bulk Unmatch [v26.1] |
Hebt die Zuordnung mehrerer Transaktionen auf einmal auf. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü der Schaltfläche Massenabgleich aufheben und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
|
Überprüfen Sie jedes übereinstimmende Paar auf Richtigkeit - stimmen Sie ID, Daten, Beträge und Beschreibungen ab.
Feld |
Bezeichnung |
|---|---|
Spiel-ID |
Eindeutige Kennung mit Farbcodierung. |
Daten |
Vergleichen Sie GL-Datum und Bankdatum. |
Beträge |
Überprüfen Sie, ob der GL-Betrag dem Bankbetrag entspricht. |
Beschreibungen |
Prüfen Sie, ob die GL-Beschreibung mit der Bankbeschreibung übereinstimmt. |
Handelspartner |
Vergleich zwischen GL und Bankhandelspartnern. |
Klicken Sie auf Unmatch, um falsche Paare zu trennen.
Hinweis: Das System führt den Abgleich automatisch erneut durch, wenn sich die GL-Liniendaten ändern. Dazu gehört das Hinzufügen einer neuen Zeile, das Bearbeiten einer vorhandenen Zeile oder das Löschen einer Zeile.
Hinweis: Sie können Transaktionen nur aufheben, wenn sich die Abstimmung in der Vorbereitungsphase befindet( StatusIn Bearbeitung ). Einmal zur Prüfung eingereicht, sind die Transaktionen gesperrt.
Nicht übereinstimmende Transaktionen verwalten
Auf der Registerkarte Nicht zugeordnete Posten werden Transaktionen angezeigt, die manuell zugeordnet oder dokumentiert werden müssen.
Zur Verwaltung nicht abgeglichener Transaktionen:
Gehen Sie zur Registerkarte Nicht übereinstimmende Elemente.
Überprüfen Sie nicht abgeglichene GL-Transaktionen (linke Seite) und Banktransaktionen (rechte Seite).
Wählen Sie Transaktionen auf beiden Seiten aus und klicken Sie auf Abgleichen, um sie manuell abzugleichen.
Fügen Sie Kommentare hinzu, um Abweichungen für Transaktionen zu dokumentieren, die nicht übereinstimmen.
Jede GL-Zeile auf der Registerkarte Nicht übereinstimmend zeigt Aktionssymbole zum Bearbeiten, Kommentieren und Löschen an.
Aktion |
Bezeichnung |
|---|---|
Bearbeiten |
Ändern Sie das Datum, den Betrag, die Beschreibung oder die Partnergesellschaft der GL-Position. |
Kommentar |
Fügen Sie einen Kommentar hinzu, um die Transaktion zu erklären oder die Abweichung zu dokumentieren. |
Löschen |
Entfernen Sie die GL-Linie aus dem Abgleich. |
Hinweis: Das System führt den Abgleich automatisch erneut durch, wenn sich die GL-Liniendaten ändern.
Zur Überprüfung einreichen
Zur Übermittlung der Abstimmung:
Überprüfen Sie, ob alle möglichen Übereinstimmungen vollständig sind und Abweichungen erfasst werden.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen.
Kommentare hinzufügen (optional).
Klicken Sie auf Bestätigen.
Die Abstimmung geht in die Überprüfungsphase über und die Statusanzeige wird aktualisiert.
Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren
Nach der Einreichung folgt die Abstimmung dem Standard-Workflow zur Überprüfung und Genehmigung.
Überprüfungsphase
Der zugewiesene Überprüfer prüft den Abgleich und ergreift eine der folgenden Maßnahmen:
Freigabe zur endgültigen Unterzeichnung:
Überprüfen Sie abgeglichene und nicht abgeglichene Transaktionen.
Überprüfen Sie, ob die Abweichungen ordnungsgemäß erfasst werden.
Klicken Sie auf Absenden zur Genehmigung.
Kommentare hinzufügen (optional).
Klicken Sie auf Senden, um die Transaktion zu genehmigen.
Zurückweisen und zur Nacharbeit zurückschicken:
Klicken Sie auf Ablehnen.
Geben Sie Kommentare ein, die erklären, was korrigiert werden muss (erforderlich).
Klicken Sie auf Ablehnen, um die Transaktion abzulehnen.
Die Abstimmung kehrt in die Vorbereitungsphase zurück (Status In Bearbeitung).
Genehmigungsphase
Der zugewiesene Genehmigende gibt die Abstimmung endgültig frei oder lehnt sie ab:
Zu genehmigen:
Überprüfen Sie den vollständigen Abgleich.
Klicken Sie auf Genehmigen.
Kommentare hinzufügen (optional).
Klicken Sie auf Genehmigen, um die Transaktion zu genehmigen.
Die Abstimmung geht in den Status "Genehmigt" über.
Abzulehnen:
Klicken Sie auf Ablehnen.
Geben Sie Kommentare ein, die erklären, was korrigiert werden muss (erforderlich).
Klicken Sie auf Ablehnen, um die Transaktion abzulehnen.
Die Versöhnung kehrt in die Vorbereitungsphase zurück.
Genehmigung zurücknehmen
Hinweis: Nur der Genehmigende, der die Abstimmung genehmigt hat, kann die Genehmigung zurücknehmen.
Genehmigung zurückgeben:
Öffnen Sie die genehmigte Abstimmungsliste.
Klicken Sie auf Genehmigung rückgängig machen.
Geben Sie Kommentare ein, die erklären, warum die Genehmigung zurückgenommen wird (erforderlich).
Klicken Sie auf Genehmigung rückgängig machen, um die Transaktion rückgängig zu machen.
Die Abstimmung kehrt zum Status "In Bearbeitung" zurück. Der Ersteller kann dann die erforderlichen Änderungen vornehmen und den Antrag erneut zur Prüfung einreichen.