Dateien verwalten Seite
Die Seite Dateien bietet umfassende Tools zum Anzeigen, Hochladen und Verwalten von Belegen.
Navigieren Sie zum Modul Dateien.
Auf der Seite Dateien werden alle für den aktuellen Zeitraum hochgeladenen Dokumente angezeigt.
Verwenden Sie die Aktionsschaltflächen und Filter in der Kopfleiste:
Kontrolle |
Funktion |
|---|---|
Hochladen |
fügt neue Belege hinzu (Kontoauszüge, GL-Berichte, Prüfungsnachweise) |
Aktualisieren |
Aktualisiert die Dateiliste, um neu hochgeladene Dokumente anzuzeigen |
Suchleiste |
Durchsucht Dateien nach Namen, Kontonummern oder Schlüsselwörtern |
Nach Dateityp filtern |
Filtert Dateien nach Typ:
|
Filtern nach Dateistatus |
Filtert Dateien nach Verarbeitungsstatus:
|
Sortieren nach |
Sortiert Dateien nach Datum oder Name |
Suche & Filter löschen |
Entfernt alle angewandten Filter und kehrt zur Standardansicht zurück |
Rasteransicht |
Zeigt Dateien als Karten in einem Rasterlayout mit Vorschauminiaturansichten an |
Listenansicht |
Zeigt Dateien in einem traditionellen Tabellenformat mit sortierbaren Spalten an |
Überprüfen Sie die angezeigten Dateiinformationen:
Informationen |
Bezeichnung |
|---|---|
Dateityp-Symbol |
Visuelle Anzeige des Dateityps (PDF, Excel, CSV oder Bild) |
Dateiname |
Name der hochgeladenen Datei |
Größe der Datei |
Größe der Datei in KB oder MB |
Datum des Hochladens |
Datum und Uhrzeit, zu der die Datei hochgeladen wurde |
Parse-Status |
Zeigt den Verarbeitungsstatus mit visuellen Indikatoren an:
|
Rechtsperson |
Name der zugehörigen juristischen Person |
Hauptbuch-Konto |
Zugehörige Kontonummer und Name |
Bankkonto |
Bankkontoinformationen (falls zutreffend) |
Zeitraum |
Abrechnungszeitraum, auf den sich das Dokument bezieht |
Datei-Hash |
Eindeutige Kennung, die sich ändert, wenn der Dateiinhalt geändert wird |
Aktionen |
|
Klicken Sie auf Hochladen, um neue Belege hinzuzufügen.
Wählen Sie Dateien mit dem Dateibrowser aus oder ziehen Sie sie per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
Hinweis: Dateien werden automatisch mit dem entsprechenden Konto und Zeitraum verknüpft.
[v26.1]
Hinweis: Der Datei-Upload ist auf maximal 20 Dateien pro Upload-Stapel begrenzt. Wenn mehr als 20 Dateien ausgewählt sind, zeigt das System eine Fehlermeldung an. Laden Sie weitere Dateien in nachfolgenden Stapeln hoch. Dieses Limit gilt für alle Bereiche des Datei-Uploads, einschließlich des Uploads von Kontoauszügen, GL-Zeilen und Anhängen von Checklisten.
Verwenden Sie die Suchleiste, um Dateien nach Namen oder Konto zu suchen.
Wenden Sie Filter an, um Dateien nach Typ oder Status anzuzeigen.
Sortieren Sie die Dateien nach Datum oder Name.
Schalten Sie zwischen Raster- und Listenansicht um, um hochgeladene Dateien nach Ihren Wünschen zu prüfen:
Klicken Sie auf Aktualisieren, um neu hochgeladene Dokumente zu sehen.
Klicken Sie auf das Download-Symbol auf einer beliebigen Karteikarte, um eine lokale Kopie der Abstimmungsaufstellung zu speichern.
Klicken Sie auf das Symbol Löschen, um Dateien bei Bedarf zu entfernen.
Verstehen der Dateiverarbeitung
Die Kontoabstimmung verarbeitet hochgeladene Dateien je nach Dateityp unterschiedlich:
Dateityp |
Unterstützte Dateiformate |
Dateiverarbeitungsprozess |
|---|---|---|
Geparste Dateien |
|
|
Nicht-gepaarte Dateien |
|
|
Die Kontenabstimmung verwendet eine intelligente Dateiverarbeitung:
Doppelte Dateien: Wenn Sie eine Datei mit demselben Namen und identischem Inhalt hochladen, behält das System die Originaldatei bei und verwirft das Duplikat.
Geänderte Dateien: Wenn Sie eine Datei mit demselben Namen, aber anderem Inhalt hochladen, erstellt das System einen neuen Dateieintrag mit einem anderen Dateihash, um die Änderungen anzuzeigen.
Dateihash: Eine eindeutige Kennung, die sich bei Änderungen des Dateiinhalts ändert und die Versionsverfolgung ermöglicht.
Hinweis: Dateien, die aus dem Modul Dateien hochgeladen werden, sind für alle Abstimmungen verfügbar. Dateien, die von einer bestimmten Abstimmungsdetailseite hochgeladen werden, sind automatisch nur mit diesem Konto verknüpft.
Dateien können nicht gelöscht werden, wenn:
Die zugehörige Abstimmung hat das Stadium der Vorbereitung (In Progress) überschritten.
Die Abstimmung befindet sich derzeit im Status "Überprüft", "Zur Genehmigung anstehend" oder "Genehmigt".
Diese Einschränkung schützt den Prüfpfad, indem sie verhindert, dass Dokumente, die in eingereichten Abstimmungen verwendet wurden, gelöscht werden. Um eine Datei zu löschen, die in einer eingereichten Abstimmung verwendet wird, muss die Abstimmung zunächst in die Vorbereitungsphase zurückgewiesen werden.