Transaktionsabgleich für manuelle Abstimmungen

Manuelle Abstimmungen werden für Konten verwendet, für die es keine Bankauszüge gibt, wie z. B. antizipative Ausgaben, vorausbezahlte Konten oder andere GL-Konten. Der Prozess konzentriert sich auf die Festlegung des Unterstützungssaldos und die Dokumentation von Abweichungen durch nicht ausgeglichene Einzelposten.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Transaktionsabgleich für eine manuelle Abstimmung durchzuführen:

• Schritt 1: Offene manuelle Abstimmung

• Schritt 2: Support-Saldo einstellen

• Schritt 3: Nicht übereinstimmende Positionen hinzufügen

• Schritt 4: Vorhandene nicht angepasste Linien verwalten

• Schritt 5: Nicht übereinstimmende Zeilen für Übertragspositionen hinzufügen

• Schritt 6: Übertragsposten in einer zukünftigen Periode ausgleichen

• Schritt 7: Manuelle Abstimmung zur Überprüfung einreichen

Offene manuelle Abstimmung

Um einen manuellen Abgleich zu öffnen:

1. Navigieren Sie zum Modul " Abstimmungen".

2. Suchen Sie ein manuelles Konto (gekennzeichnet durch das manuelle Symbol im Abschnitt Support Source)

3. Klicken Sie auf die Kontozeile, um die Seite Abstimmungsdetails zu öffnen.

Support-Saldo einstellen

Der erste Schritt bei der manuellen Abstimmung ist die Ermittlung des Unterstützungssaldos.

Zum Einstellen der Stützbalance:

1. Klicken Sie auf Saldo einstellen.

2. Geben Sie den korrekten Saldo ein, der mit dem GL-Saldo übereinstimmen sollte.

3. Das System berechnet automatisch die Differenz und zeigt sie an.

Versöhnungs-Szenarien:

Nicht übereinstimmende Positionen hinzufügen

Wenn eine Abweichung zwischen GL- und Unterstützungssalden besteht, dokumentieren Sie diese durch nicht ausgeglichene Einzelposten.

So fügen Sie nicht übereinstimmende Positionen hinzu:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nicht übereinstimmende Zeile hinzufügen.

2. Geben Sie im Dialogfenster Folgendes ein:

3. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei Bedarf für weitere Abweichungspositionen.

5. Die nicht übereinstimmende Zeile wird in der Liste mit folgenden Optionen angezeigt:

   • Bearbeiten - Ändern Sie den Betrag oder die Beschreibung

   • Löschen - Entfernen Sie die Position (nur in der Vorbereitungsphase)

   • Kommentar hinzufügen - Geben Sie zusätzliche Informationen an

Hinweis: Die Summe aller nicht zugeordneten Einzelposten muss der Abweichung zwischen GL-Saldo und Unterstützungssaldo entsprechen.

Vorhandene nicht angepasste Linien verwalten

Für Übertragungsposten aus früheren Perioden:

1. Überprüfen Sie die vorhandenen nicht angepassten Zeilen im aktuellen Zeitraum.

• Für Artikel, die abgewickelt wurden:

  1. Wählen Sie die nicht übereinstimmende Zeile aus.

  2. Klicken Sie auf Löschen, um sie als gelöscht zu markieren.

  3. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, in dem Sie die Auflösung erläutern.

• Für noch offene Punkte:

  1. Unverändert lassen, um die Übertragung fortzusetzen.

  2. Bearbeiten Sie, wenn Beträge oder Beschreibungen aktualisiert werden müssen.

Hinweis: Wenn ein Posten in der aktuellen Periode ausgeglichen ist, kann er in den historischen Perioden nicht mehr bearbeitet werden, so dass der Prüfpfad erhalten bleibt.

Nicht übereinstimmende Zeilen für Übertragspositionen hinzufügen

Für Transaktionen, die nicht in der aktuellen Periode abgeglichen werden können:

1. Wählen Sie die nicht übereinstimmende Transaktion (entweder GL- oder Bankseite)

2. Klicken Sie auf Als nicht übereinstimmende Zeile hinzufügen.

3. Geben Sie in das Dialogfenster ein:

4. Klicken Sie auf Submit.

Diese nicht übereinstimmenden Zeilen werden automatisch in künftige Perioden übertragen, bis sie ausgeglichen werden.

Übertragsposten in einer zukünftigen Periode ausgleichen

Um einen Übertragungsposten auszugleichen:

1. Öffnen Sie die Abstimmung und suchen Sie den Übertragsposten im Abschnitt Nicht zugeordnete Zeilen.

2. Überprüfen Sie, ob das Problem in den Quellsystemen behoben wurde.

3. Klicken Sie auf Löschen, um das Element zu löschen.

4. Fügen Sie einen Kommentar hinzu, in dem Sie die Auflösung erläutern.

Hinweis: Sobald der Posten in einem zukünftigen Zeitraum ausgeglichen wurde, kann er in historischen Zeiträumen nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, um den Prüfpfad zu schützen.

Verhalten bei der Übertragung von Artikeln

Nicht übereinstimmende Zeilen verhalten sich je nach Zeitraum, den Sie betrachten, unterschiedlich:

Beispiel: Lebenszyklus der übertragenen Artikel

Die folgende Tabelle zeigt, wie eine zeitliche Differenz von 73 € über mehrere Perioden hinweg verwaltet wird:

Dieser Ansatz gewährleistet eine vollständige Dokumentation der zeitlichen Unterschiede und wahrt gleichzeitig die Integrität der historischen Aufzeichnungen.

Manuelle Abstimmung zur Überprüfung einreichen

Sobald alle Abweichungen dokumentiert sind:

1. Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Abstimmungen:

   • Das Unterstützungsgleichgewicht ist korrekt eingestellt.

   • Alle Abweichungen werden durch nicht übereinstimmende Einzelposten erklärt.

   • Die Summe der nicht abgeglichenen Posten entspricht der GL/Support-Abweichung.

2. Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen.

3. Fügen Sie optional Kommentare zum Abgleich hinzu.

4. Klicken Sie auf Bestätigen.

Die Abstimmung geht in die Überprüfungsphase über und die Statusanzeige wird aktualisiert.

Warnung bei Unausgeglichenheit [v26.1] 

Wenn der Abgleich nicht ausgeglichen ist, wird die Schaltfläche Zur Überprüfung einreichen deaktiviert und ein rotes Warnsymbol daneben angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird ein Tooltip angezeigt, der das Ungleichgewicht erklärt. Beheben Sie das Ungleichgewicht vor der Einreichung.