Parsing von Kontoauszügen
In diesem Artikel wird erläutert, wie Account Reconciliation Kontoauszugsdateien analysiert, um Transaktionsdaten für den Abstimmungsabgleich zu extrahieren.
Was ist Parsing?
Parsing ist der Prozess des Lesens und Extrahierens strukturierter Daten aus hochgeladenen Kontoauszugsdateien. Wenn Sie einen Kontoauszug hochladen, wird das System automatisch:
Kennzeichnet das Dateiformat (PDF, CSV oder Excel)
Lokalisiert Transaktionstabellen innerhalb der Datei
Extrahiert Transaktionsdetails (Daten, Beschreibungen, Beträge)
Extrahiert den Abschlusssaldo (wenn verfügbar)
Bereitet die Daten für den KI-gestützten Abgleich mit GL-Transaktionen vor
Der Parsing-Prozess läuft automatisch ab, wenn Sie Kontoauszugsdateien in eine Abstimmung hochladen. Eine manuelle Konfiguration ist nicht erforderlich.
Unterstützte Dateitypen
Account Reconciliation unterstützt die folgenden Kontoauszugsformate:
Datei Typ |
Erweiterungen |
Parsing-Fähigkeit |
|---|---|---|
CSV |
.csv |
Vollständiges Parsing (Transaktionen und Abschlusssaldo, falls vorhanden) |
Excel |
.xlsx, .xls |
Vollständiges Parsing (Transaktionen und Abschlusssaldo, falls vorhanden) |
Vollständiges Parsing einschließlich Unterstützung für mehrere Seiten |
Parsing-Regeln
Wenn Sie Kontoauszugsdateien hochladen, befolgt das System diese einfachen Regeln:
Regel: CSV/Excel-Dateien sind PDF-Dateien immer vorzuziehen.
CSV- und Excel-Dateien enthalten strukturierte Daten, die das System direkt und genau lesen kann. PDF-Dateien erfordern eine zusätzliche Verarbeitung, um Daten aus visuellen Layouts zu extrahieren.
Regel: Transaktionen werden aus CSV/Excel extrahiert, sofern verfügbar
Wenn Sie eine CSV- oder Excel-Datei hochladen, extrahiert das System Transaktionsdaten aus dieser Datei. PDF wird nur für Transaktionen verwendet, wenn keine CSV/Excel-Datei hochgeladen wird.
Regel: Die Quelle für den Abschlusssaldo hängt davon ab, was verfügbar ist
Wenn CSV/Excel einen Abschlusssaldo enthält → Das System verwendet ihn
Wenn CSV/Excel keinen Abschlusssaldo enthält, aber PDF hochgeladen wird → System extrahiert Abschlusssaldo aus PDF
Wenn nur CSV/Excel ohne Endsaldo hochgeladen wird → Sie müssen den Endsaldo manuell eingeben
Regel: Die PDF-Datei erfüllt verschiedene Funktionen, je nachdem, was sonst noch hochgeladen wird
Nur PDF → Primärquelle für alle Daten
PDF mit CSV/Excel (CSV hat einen Abschlusssaldo) → PDF nur als Referenz beigefügt
PDF mit CSV/Excel (CSV hat keinen Abschlusssaldo) → PDF nur für Abschlusssaldo verwendet
Analysieren von Workflow-Szenarien
In der folgenden Tabelle wird erläutert, wie das System verschiedene Datei-Upload-Kombinationen behandelt:
Hochgeladene Dateien |
Bezeichnung |
|---|---|
Nur PDF |
Wenn nur eine PDF-Datei hochgeladen wird, führt das System eine vollständige PDF-Analyse durch. Sowohl die Transaktionsdaten als auch der Abschlusssaldo werden aus der PDF-Datei extrahiert. |
Nur CSV/Excel (mit Endsaldo) |
Wenn nur eine CSV-/Excel-Datei hochgeladen wird, die einen Abschlusssaldo enthält, extrahiert das System alle Daten aus der Datei. Sowohl die Transaktionszeilen als auch der Abschlusssaldo stammen aus der strukturierten Datei. |
Nur CSV/Excel (ohne Schlussbilanz) |
Wenn nur eine CSV/Excel-Datei hochgeladen wird, die keinen Abschlusssaldo enthält, extrahiert das System die Transaktionsdaten aus der Datei, aber Sie müssen den Abschlusssaldo manuell eingeben. |
PDF + CSV/Excel (CSV hat Endsaldo) |
Wenn sowohl PDF als auch CSV/Excel hochgeladen werden und das CSV/Excel einen Abschlusssaldo enthält, verwendet das System CSV/Excel als primäre Datenquelle. Die PDF-Datei ist nur zu Referenz- und Prüfungszwecken beigefügt. |
PDF + CSV/Excel (CSV hat keine Schlussbilanz) |
Wenn sowohl PDF als auch CSV/Excel hochgeladen werden, das CSV/Excel aber keinen Abschlusssaldo enthält, extrahiert das System Transaktionen aus dem CSV/Excel und greift für den Abschlusssaldo auf das PDF zurück. |
Mehrseitige PDF-Analyse
Das Parsen mehrseitiger PDF-Dokumente ist die Fähigkeit des Systems, Kontoauszüge zu verarbeiten, die sich über mehrere Seiten innerhalb eines einzigen PDF-Dokuments erstrecken. Viele Kontoauszüge, insbesondere bei Konten mit hohem Transaktionsvolumen, erstrecken sich über mehrere Seiten. Account Reconciliation liest und verarbeitet alle Seiten einer PDF-Datei als einheitliches Dokument und extrahiert Transaktionsdaten unabhängig davon, auf welcher Seite sie erscheinen.
Bei der Verarbeitung mehrseitiger PDF-Dateien wird das System:
Analysiert alle Seiten des Dokuments
Identifiziert seitenübergreifende Transaktionstabellen
Extrahiert Transaktionsdaten, Beschreibungen und Beträge
Konsolidiert Daten von allen Seiten in einem einzigen Transaktionsset
Auslöser für den AI-Abgleich mit GL-Transaktionen
Bewährte Praktiken für PDF-Dateien
Um optimale PDF-Parsing-Ergebnisse zu gewährleisten:
Verwenden Sie elektronisch generierte PDFs - diese enthalten eingebettete Textdaten, die das System direkt lesen kann. Für gescannte Dokumente ist möglicherweise OCR erforderlich, was zu Fehlern führen kann.
Vermeiden Sie passwortgeschützte Dateien - Das System kann nicht auf geschützte Dateien zugreifen und gibt einen Fehlerstatus zurück.
Stimmen Sie die Periode des Kontoauszugs mit der Abstimmungsperiode ab - Periodenabweichungen können zu einem falschen Datenabgleich und zu Fehlern beim Parsen führen.
Verwenden Sie von der Bank erstellte Original-PDFs - von Dritten modifizierte PDFs oder aus anderen Anwendungen exportierte Auszüge können eine nicht standardisierte Formatierung aufweisen.