Kostenlose Lizenz - Konten verwalten

Auf der Registerkarte Konten können Administratoren alle abzustimmenden Finanzkonten einsehen und verwalten.

Hinweis: Das kostenlose Lizenzkonto beinhaltet keine ERP-Integration. Über die Schaltfläche Konto hinzufügen können Sie manuell Konten anlegen und Ihre Konten für juristische Personen pflegen. Das System unterstützt maximal 20 Konten/Abstimmungen pro Periode.

Zugriff auf die Registerkarte Konten

So greifen Sie auf die Registerkarte Konten zu und verwalten sie:

1. Navigieren Sie zum Modul Verwaltung.

2. Wählen Sie die Registerkarte Konten.

Standardmäßig wird die Registerkarte Konten angezeigt, auf der alle konfigurierten Konten zu sehen sind.

Konten verwalten

1. Navigieren Sie zum Modul Verwaltung.

Die Registerkarte Konten wird standardmäßig angezeigt und zeigt alle konfigurierten Konten an.

2. Verwenden Sie die Suchleiste, um bestimmte Konten zu finden, indem Sie Kontonummern, Namen oder Schlüsselwörter eingeben.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren, um die Kontoliste mit den neuesten Daten zu aktualisieren.

4. Verwenden Sie den Kontostatusfilter, um Konten nach Abstimmungsstatus anzuzeigen:

   • Wählen Sie Alle, um alle Konten anzuzeigen.

   • Wählen Sie Aktiviert, um aktive Konten anzuzeigen, die einen Abgleich erfordern.

   • Wählen Sie Deaktiviert, um Konten anzuzeigen, die nicht abgestimmt werden müssen.

5. Überprüfen Sie die Kontoinformationen in der Tabelle:

6. Um Kontoverantwortlichkeiten zuzuweisen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ersteller, Prüfer oder Genehmigender und wählen einen Benutzer aus. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

7. Um ein Konto zu aktivieren oder zu deaktivieren, schalten Sie den Schalter Aktivieren/Deaktivieren in der Zeile des Kontos um.

Hinweis:

• Vorbereiter und Überprüfer können dieselbe Person sein, aber Überprüfer und Genehmiger können nicht dieselbe Person sein.

• Die Standardzuweisung für alle Rollen ist "Jeder", d. h. jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann diese Rolle übernehmen.

• Wenn der Benutzer nicht in der Auswahlliste erscheint, fügen Sie den Benutzer in der insightsoftware-Plattform hinzu und aktualisieren Sie die Benutzerliste.

• Aktivierte Konten (blau) erscheinen im Modul "Abstimmungen". Deaktivierte Konten (grau) erscheinen nicht in Abstimmungsworkflows.

• Die Begrenzung auf 20 Konten wird durchgesetzt, wenn Sie Konten aktivieren.

License Count Management [v26.1] 

Ab Version 26.1 können Benutzer der kostenlosen Lizenz eine unbegrenzte Anzahl von Abstimmkonten erstellen, aber maximal 20 Konten gleichzeitig aktivieren. Dieses Limit gilt für die Aktivierung von Konten, nicht für deren Erstellung.

Wenn die Freigabegrenze erreicht ist, zeigt das System an: "Sie haben Ihr Kontolimit für den Abgleich erreicht. Aktualisieren Sie Ihren Plan, um weitere Konten hinzuzufügen.

Hinweis: Deaktivierte Konten bleiben im System und behalten alle Abgleichsdaten bei. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren, indem Sie ein anderes Konto deaktivieren.

Um weitere Konten zu aktivieren, deaktivieren Sie ein bereits aktiviertes Konto, um Kapazität freizugeben, oder führen Sie ein Upgrade auf Enterprise durch, um ein höheres Limit zu erhalten.

Manuelles Hinzufügen von Konten

Um ein Konto manuell hinzuzufügen/zu erstellen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen (Plus-Symbol) in der Kopfzeile.

Das Pop-up-Fenster Konto hinzufügen wird geöffnet.

2. Geben Sie die erforderlichen Kontoinformationen ein:

3. Wenn Sie Bankkonto als Art der Unterstützungsquelle wählen, geben Sie zusätzliche Bankdaten ein:

   • Kontonummer/IBAN: Die Bankkontonummer oder IBAN (erforderlich).

   • Name der Bank: Name des Bankinstituts (fakultativ).

   • Unterstützung Quellwährung: Währung des Bankkontos (erforderlich). Muss mit der funktionalen Währung der juristischen Person übereinstimmen. Standardmäßig füllt das System dieses Feld mit der funktionalen Währung der juristischen Person. Es ist keine Auswahl erforderlich.

4. Klicken Sie auf Konto erstellen.

Das Konto erscheint in der Kontenliste.

Hinweis:

• Das Konto mit der kostenlosen Lizenz unterstützt maximal 20 Abgleiche pro Zeitraum. Wenn Sie mehr hinzufügen möchten, müssen Sie ein Upgrade auf die Enterprise-Version durchführen.

• Das System prüft, ob es doppelte Kombinationen aus Name der juristischen Person und Kontonummer gibt. Doppelte Konten sind nicht erlaubt.

• Wenn Sie keinen Support-Quellentyp auswählen, ist das Konto standardmäßig auf Manuell eingestellt.

• Die funktionale Währung des Rechtsträgers und die Währung des Bankkontos müssen übereinstimmen.

Konten bearbeiten

Um ein bestehendes Konto zu bearbeiten:

1. Suchen Sie das Konto in der Kontoliste.

2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Bleistift) in der Kontozeile.

Die Registerkarte Konto bearbeiten wird geöffnet.

3. Ändern Sie die Kontoinformationen nach Bedarf.

4. Wenn Sie Bankkonto als Art der Unterstützungsquelle wählen, geben Sie zusätzliche Bankdaten ein:

   • Kontonummer/IBAN: Die Bankkontonummer oder IBAN (erforderlich).

   • Name der Bank: Name des Bankinstituts (fakultativ).

   • Unterstützung Quellwährung: Standardmäßig füllt das System dieses Feld mit der funktionalen Währung der juristischen Person.

5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Hinweis: Im Dialogfeld "Konto bearbeiten" können Sie nur Informationen zur juristischen Person bearbeiten.

Details der Supportquelle bearbeiten

So bearbeiten Sie Details zur Support-Quelle:

1. Suchen Sie das Konto in der Liste Konten.

2. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten neben der Spalte Support Source.

Das Dialogfeld Support-Quelle bearbeiten wird geöffnet.

3. Ändern Sie die Angaben zur Unterstützungsquelle nach Bedarf:

   1. Kontonummer/IBAN: Aktualisieren Sie die Bankkontonummer oder IBAN.

   2. Name der Bank: Aktualisieren Sie den Namen des Bankinstituts.

   3. Unterstützung Quellwährung: Aktualisieren Sie die Währung. Muss mit der funktionalen Währung der juristischen Person übereinstimmen.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Diese Option ist nur für Konten verfügbar, bei denen Bankkonto als Unterstützungsquelle angegeben ist. Wenn Sie die Art der Unterstützungsquelle ändern, wird der Abgleich für den aktuellen Zeitraum möglicherweise zurückgesetzt.

Hinweis: [v26.1]  Wenn die Unterstützungsquelle auf Bankkonto eingestellt ist, zeigt die Bankkontenauswahl alle aktivierten Konten auf der Registerkarte Bankkonten in der Verwaltung an. Es können nur Bankkonten ausgewählt werden, die der Währung der juristischen Person entsprechen.

Einzelheiten zum Hinzufügen und Verwalten von Bankkonten finden Sie unter Freie Lizenz - Bankkonten verwalten.