Kostenlose Lizenz - Verwaltungs-Checkliste Vorlage
Der Abschnitt Checklistenvorlage ermöglicht es Administratoren, Master-Checklistenvorlagen zu erstellen und zu verwalten. Diese Vorlagen definieren standardisierte Aufgaben für Finanzabschlussprozesse, die für bestimmte Perioden aktiviert werden können, um periodenspezifische Checklisteninstanzen zu erstellen.
Hinweis: Die Checkliste kann verwendet werden, um Abstimmungsposten und andere Finanzprozesse außerhalb der Kontoabstimmung zu verfolgen.
Zur Verwaltung von Checklisten Vorlage:
Navigieren Sie zum Modul Verwaltung.
Klicken Sie auf die Registerkarte Prüflisten.
Auf der Registerkarte Checklistenvorlage werden alle konfigurierten Checklistenvorlagen für Ihr Unternehmen angezeigt.
Verwenden Sie die Suchleiste, um bestimmte Vorlagen durch Eingabe von Checklistennamen oder Schlüsselwörtern schnell zu finden.
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Verwenden Sie die Statusfilter-Registerkarten, um Vorlagen nach Status anzuzeigen:
Wählen Sie Alle, um alle Checklistenvorlagen anzuzeigen
Wählen Sie Aktiv, um aktuell verwendete Vorlagen anzuzeigen.
Wählen Sie Inaktiv, um deaktivierte Vorlagen anzuzeigen
Überprüfen Sie die Informationen der Checklistenvorlage in der Tabelle:
Spalte |
Bezeichnung |
|---|---|
Titel |
Name der Checklistenvorlage mit Statusabzeichen (Aktiv/Inaktiv) |
Bezeichnung |
Kurze Beschreibung des Zwecks der Checklistenvorlage |
Einträge |
Anzahl der in der Vorlage definierten Checklistenpunkte (Aufgaben) |
Erstellt |
Datum, an dem die Vorlage erstellt wurde (Format MM/TD/JJJJ) |
Aktivieren/Deaktivieren |
Kippschalter zum Aktivieren/Deaktivieren der Checklistenvorlage |
Bearbeiten |
Symbol zum Ändern von Vorlageneinstellungen und Aufgaben |
Duplizieren |
Symbol zum Duplizieren der Vorlage |
Erstellen einer Checklistenvorlage
So erstellen Sie eine neue Checklistenvorlage:
Klicken Sie auf Neue Checkliste erstellen in der oberen rechten Ecke.
Geben Sie den Vorlagentitel ein, der den Abschlussprozess eindeutig identifiziert (z. B. "Monatliche Checkliste").
Geben Sie eine optionale Beschreibung ein, die den Zweck der Vorlage erläutert.
Klicken Sie auf Checkliste erstellen, um die Vorlage zu erstellen.
Die neue Vorlage wird in der Vorlagenliste angezeigt und ist bereit für das Hinzufügen von Checklistenpunkten.
Hinweis: Neue Checklistenvorlagen werden standardmäßig in einem inaktiven Zustand erstellt. Sie müssen die Vorlage aktivieren, bevor sie für Checklisteninstanzen verfügbar ist.
Bearbeitung von Checklistenvorlagen
So bearbeiten Sie eine Checklistenvorlage:
Suchen Sie die Vorlage in der Vorlagenliste.
Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten, um den Vorlageneditor zu öffnen.
Der Vorlageneditor zeigt oben den Titel und die Beschreibung der Checkliste sowie die Gesamtzahl der Einträge an. Die rechte Seitenleiste zeigt eine Baumstruktur der Checkliste zur einfachen Navigation.
Checklistenvorlagen verwenden eine hierarchische Struktur mit zwei Aufgabentypen:
Artikel Typ |
Bezeichnung |
|---|---|
Ordner |
Übergeordnete Gruppierung, die verwandte Aufgaben organisiert. Ordner zeigen ein Ordnersymbol an und können mehrere Aufgaben und Unterordner enthalten |
Aufgabe |
Einzelne Arbeitsaufgabe mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten. Aufgaben zeigen ein Dokumentensymbol an und enthalten die Zuordnungsfelder. |
Hinweis: Sie können Ordner und Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um die Checklistenstruktur innerhalb der Hierarchie neu zu organisieren.
Hinzufügen von Ordnern
In Ordnern werden zusammengehörige Aufgaben in logischen Gruppen organisiert, z. B. "Betriebskontenabstimmung" oder "Überprüfung und Buchung von Rückstellungen".
So fügen Sie einen Ordner hinzu:
Klicken Sie auf das Symbol " Ordner hinzufügen" bei einem vorhandenen Ordner, um einen weiteren Ordner hinzuzufügen, oder auf der Vorlagenebene, um einen neuen Ordner der obersten Ebene hinzuzufügen.
Geben Sie den Ordnernamen ein.
Geben Sie optional eine Ordnerbeschreibung ein.
Hinzufügen von Aufgaben
Aufgaben sind die einzelnen Arbeitselemente, die die Benutzer während des Abschlussprozesses erledigen. Aufgaben müssen innerhalb von Ordnern hinzugefügt werden.
So fügen Sie eine Aufgabe hinzu:
Klicken Sie im übergeordneten Ordner auf das Symbol Aufgabe hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Aufgabe ein.
Geben Sie optional eine Aufgabenbeschreibung ein.
Füllen Sie die erforderlichen Aufgabenfelder aus:
Feld |
Bezeichnung |
|---|---|
Ersteller |
Benutzer, der für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Die Standardeinstellung für den Empfänger ist "Jeder", so dass jeder Benutzer die Aufgabe erledigen kann. Sie können dies ändern, um einen bestimmten Benutzer zuzuweisen. |
Prüfer |
Benutzer, der für die Überprüfung der erledigten Aufgabe verantwortlich ist. Die Standardeinstellung für den Empfänger ist "Jeder", so dass jeder Benutzer eine Überprüfung vornehmen kann. Sie können dies ändern, um einen bestimmten Benutzer zuzuweisen. |
Dauer (Tage) |
Geschätzte Anzahl der Tage, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. |
Fälligkeitstag (Abweichung vom Periodenende) |
Anzahl der Arbeitstage vor oder nach dem Ende des Zeitraums, in dem die Aufgabe fällig ist. Zum Beispiel bedeutet -5 fünf Arbeitstage vor Periodenende und 5 fünf Arbeitstage nach Periodenende. |
Klicken Sie auf Checkliste aktualisieren, um die Änderungen zu speichern, oder klicken Sie auf Schließen, um den Vorgang ohne Speichern zu beenden.
Hinweis: Vorbereiter und Überprüfer können bei Checklistenaufgaben dieselbe Person sein. Dies unterscheidet sich von Abstimmungsabläufen, bei denen eine Aufgabentrennung gelten kann.
Hinweis: Aufgaben werden mit relativen Fälligkeitsdaten auf der Grundlage des Periodenschlussdatums geplant. Das System berechnet die Fälligkeitstermine nur anhand von Arbeitstagen, wobei die Wochenenden automatisch aus der Berechnung ausgeschlossen werden. Dies gewährleistet eine realistische Planung, die den tatsächlichen Betriebstagen Rechnung trägt.
Löschen von Objekten
So löschen Sie einen Ordner oder eine Aufgabe:
Klicken Sie auf das Symbol Löschen in der Artikelzeile.
Bestätigen Sie die Löschung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Durch das Löschen eines Ordners werden alle Aufgaben innerhalb dieses Ordners entfernt.
Hinweis: Wenn Sie eine instanziierte Aufgabe aus der Vorlage löschen, bleibt die Aufgabe in bestehenden Instanzen, in denen sie bereits erstellt wurde, erhalten. Nur zukünftige Instanzen oder Aufgaben im Status "Nicht gestartet" sind von der Löschung der Vorlage betroffen.
Speichern von Änderungen
Nachdem Sie Änderungen an der Vorlage vorgenommen haben:
Klicken Sie auf Checkliste aktualisieren, um alle Änderungen zu speichern.
Klicken Sie auf Schließen, um den Editor zu verlassen.
Jede Änderung an einer Checklistenvorlage deaktiviert die Vorlage automatisch. Ein Administrator muss die Vorlage manuell reaktivieren, damit die Änderungen auf die Instanzen angewendet werden können.
Änderungen der Vorlage wirken sich auf Checklisteninstanzen aus, die auf dem Aufgabenstatus basieren:
Aufgaben mit dem Status "Nicht gestartet": Änderungen aus der reaktivierten Vorlage werden auf diese Aufgaben angewendet.
Aufgaben, die über den Status "Nicht begonnen" hinausgehen (in Bearbeitung, Überprüfung oder genehmigt): Änderungen werden nicht übernommen. Diese Aufgaben behalten ihre ursprüngliche Konfiguration bei, um bereits laufende Arbeiten zu erhalten.
Zuvor aktivierte Instanzen für abgeschlossene Zeiträume sind von den Vorlagenänderungen nicht betroffen.
Duplizieren von Checklistenvorlagen
So duplizieren Sie eine vorhandene Checklistenvorlage:
Suchen Sie die Vorlage in der Vorlagenliste.
Klicken Sie auf das Symbol " Duplizieren" in der Spalte "Aktionen".
Geben Sie einen neuen Namen für die duplizierte Vorlage ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Die duplizierte Vorlage enthält alle Aufgaben der ursprünglichen Vorlage und kann unabhängig davon geändert werden.
Aktivieren oder Deaktivieren von Checklistenvorlagen
Aktive Vorlagen sind für Checklisteninstanzen im Modul Checklisten verfügbar. Inaktive Vorlagen sind für neue Periodeninstanzen nicht verfügbar, behalten aber ihre Konfiguration für die zukünftige Verwendung bei.
Anmerkung: Neue Vorlagen werden standardmäßig im inaktiven Zustand erstellt.
So ändern Sie den Status der Checklistenvorlage:
Suchen Sie die Vorlage in der Vorlagenliste.
Klicken Sie auf den Kippschalter in der Spalte Aktionen, um zwischen dem aktiven und dem inaktiven Zustand zu wechseln.
Aktivierungs-Checkliste Vorlage
Wenn Sie eine Checklistenvorlage aktivieren, erstellt das System eine Checklisteninstanz für die offenen Perioden, die alle in der Vorlage definierten Aufgaben enthält. Die Benutzer können dann über das Modul Checklisten in der linken Navigation auf diese Checklisteninstanz zugreifen.
Checklistenvorlage zum Deaktivieren
Wenn Sie eine Checklistenvorlage deaktivieren, hängt die Auswirkung auf bestehende Instanzen vom Aufgabenstatus ab:
Aufgaben mit dem Status "Nicht gestartet": Diese Aufgaben werden aus der Checklisteninstanz für diesen Zeitraum entfernt.
Bereits begonnene Aufgaben (in Bearbeitung, Überprüfung oder darüber hinaus): Diese Aufgaben bleiben in der Instanz und können weiterhin erledigt werden. Begonnene Arbeiten bleiben unabhängig vom Status der Vorlage erhalten.
Wenn Sie die Vorlage reaktivieren, werden die entfernten Aufgaben (die zuvor den Status "Nicht gestartet" hatten) wieder in der Instanz angezeigt.
Jede Periode kann eine oder mehrere aktive Checklisten haben. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Checklistenvorlagen benötigt, erstellen Sie separate Vorlagen im Verwaltungsmodul und aktivieren Sie diese nach Bedarf.