Verwaltung der Instanzseite Checklisten

Die Seite Checklisten Instanz bietet umfassende Werkzeuge zum Filtern, Suchen und Verwalten von Checklistenaufgaben.

Auf der Seite Checklisteninstanz werden aktivierte Checklistenvorlagen als erweiterbare Abschnitte angezeigt. Jede Checkliste enthält eine Kopfzeile mit zusammenfassenden Informationen und eine Aufgabentabelle mit allen zugehörigen Aufgaben.

Muster Checkliste Vorlage

Account Reconciliation enthält vorkonfigurierte Checklistenvorlagen für gängige Abschlussprozesse:

Beispiel: Monatlicher Abschlussprozess

Die Vorlage für den monatlichen Abschlussprozess standardisiert alle Aktivitäten zum Monatsende. Diese vorkonfigurierte Checkliste enthält Aufgaben, die in Ordnern organisiert sind, wie z. B. die Abstimmung von Betriebskonten, die Überprüfung ausstehender Schecks, die Überprüfung und Buchung von Rückstellungen, Bankabstimmungen, die Überprüfung von Journalbuchungen und die Erstellung von Jahresabschlüssen.

Zur Verwaltung von Checklisten:

Navigieren Sie zum Modul Checklisten.

Standardmäßig wird die Seite Checklisten angezeigt, die alle aktivierten Checklisten für den aktuellen Zeitraum enthält.

Verwenden Sie die Aktionsschaltflächen in der Kopfleiste, um Checklistenaufgaben zu filtern und zu verwalten:

Kontrolle	Funktion
Suchleiste	Durchsucht Ordner und Aufgaben nach Namen oder Beschreibung
Aktualisieren	Aktualisiert die Checklistenseite mit den neuesten Aufgabendaten

Überprüfen Sie die Kopfdaten der Checkliste:

Element	Beschreibung und Verwendung
Fortschrittsindikator	Kreisförmiger Indikator, der den Prozentsatz der Erfüllung der Checkliste anzeigt
Checkliste Name	Name der Checklistenvorlage (z. B. Monthly Close Process)
Bezeichnung	Kurze Beschreibung des Zwecks der Checkliste
Status-Abzeichen	Aktueller Workflow-Status der Checkliste (In Bearbeitung, Abgeschlossen)
Aufgabe zählen	Gesamtzahl der Aufgaben in der Checkliste nach Status (z. B. "0 von 1 Punkten")
Überfälligkeitsalarm	Anzahl der überfälligen Elemente, die in rot angezeigt werden, wenn Aufgaben ihr Fälligkeitsdatum überschreiten
Erweitern/Kollabieren	Pfeilsymbol zum Ein- und Ausblenden der Aufgabenliste

Überprüfen Sie die Aufgabeninformationen in der Aufgabentabelle:

Spalte Name	Beschreibung und Verwendung
Titel	Name und Beschreibung der Aufgabe. Die Aufgaben sind hierarchisch nummeriert (1, 1.1, 2, 2.1), um Eltern-Kind-Beziehungen aufzuzeigen.
Ersteller	Verantwortlicher Benutzer für die Erledigung der Aufgabe
Prüfer	Benutzer, der für die Überprüfung und Genehmigung der Aufgabe verantwortlich ist
Fälligkeitsdatum	Frist für die Erledigung der Aufgabe. Überfällige Termine werden in rot angezeigt
Status	Aktueller Workflow-Status mit farbcodiertem Ausweis (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Zur Überprüfung anstehend, Abgeschlossen)
Aktionen	Schaltflächen "Zur Überprüfung vorlegen", "Als abgeschlossen markieren" oder "Ablehnen" je nach aktuellem Workflow-Status und Benutzerrolle

Klicken Sie auf Zur Prüfung einreichen, um die fertige Arbeit an den zugewiesenen Prüfer zu übermitteln.
Überprüfen Sie die eingereichten Aufgaben und klicken Sie auf Als erledigt markieren, um sie zu genehmigen, oder klicken Sie auf Ablehnen, um die Aufgabe zur Korrektur an den Ersteller zurückzugeben.

Verstehen der Aufgabenorganisation

Das System organisiert die Aufgaben in einer Eltern-Kind-Hierarchie mit dezimaler Nummerierung. Übergeordnete Elemente (1, 2, 3) fungieren als Ordner, in denen verwandte Aufgaben zusammengefasst werden. Die untergeordneten Aufgaben (1.1, 2.1, 2.1.1) stellen die eigentlichen Arbeitsaufgaben dar, die die Benutzer erledigen. Die Benutzer können nur untergeordnete Aufgaben direkt erledigen. Das System kennzeichnet übergeordnete Ordner automatisch als abgeschlossen, wenn die Benutzer alle untergeordneten Aufgaben darin erledigt haben.

Das System berechnet die Fälligkeitsdaten als Arbeitstage in Bezug auf das Periodenabschlussdatum und schließt Wochenenden von der Berechnung aus. So ist beispielsweise eine Aufgabe mit dem Fälligkeitsdatum "-5 Tage" fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist fällig.

Hinzufügen von Kommentaren

So fügen Sie einen Kommentar zu einer Aufgabe hinzu:

Klicken Sie in der Aufgabenzeile auf Kommentar hinzufügen.
Geben Sie Ihren Kommentar in das Textfeld ein.
Klicken Sie auf Posten, um den Kommentar zu speichern.

Das System versieht jeden Kommentar mit einem Zeitstempel und zeigt ihn in der Workflow-Historie an, um einen Prüfpfad für die Aufgabenaktivität zu erstellen.

Hochladen von Anhängen

Zum Beifügen von Belegen:

Klicken Sie auf das Upload-Symbol in der Aufgabenzeile.
Wählen Sie Dateien von Ihrem Computer aus.
Klicken Sie zum Hochladen auf Öffnen.

Das System akzeptiert die folgenden Dateitypen: Excel (.xlsx, .xls), CSV (.csv), PDF (.pdf) und Textdateien (.txt).

Hinweis: Kontoauszüge im mehrseitigen PDF-Format werden vollständig unterstützt. Das System analysiert alle Seiten des Dokuments, identifiziert Transaktionstabellen und extrahiert Daten, Beschreibungen und Beträge für den automatischen Abgleich.
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützung für mehrseitiges PDF-Parsing.

Das System zeigt hochgeladene Dateien in der Anzahl der Anhänge für die Aufgabe an. Klicken Sie auf die Anzahl der Anhänge, um zur Seite "Dateien" mit den für diese Aufgabe gefilterten Ergebnissen zu navigieren.

[v26.1]

Hinweis: Benutzer können Dateianhänge direkt zu einzelnen Checklistenpunkten hochladen. Nach dem Hochladen wird die Gesamtzahl der Anhänge auf dem Checklistenpunkt angezeigt. Klicken Sie auf die Anzahl der Anhänge, um zur Seite "Dateien" zu gelangen, auf der die hochgeladenen Dokumente angezeigt und verwaltet werden können.

Eine Erfolgsmeldung bestätigt jeden Upload. Wenn der Upload fehlschlägt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Einreichen von Aufgaben zur Überprüfung

So reichen Sie eine Aufgabe zur Überprüfung ein:

Suchen Sie die Aufgabe in der Checkliste.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen.

Das Dialogfeld Aufgabe zur Überprüfung einreichen wird geöffnet und zeigt den aktuellen Aufgabenstatus sowie ein Kommentarfeld an.

Geben Sie optional einen Kommentar in das Feld Kommentar ein, um den Kontext der abgeschlossenen Arbeit darzustellen.
Klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen, um die Einreichung zu bestätigen, oder klicken Sie auf Abbrechen, um ohne Einreichung zur Aufgabenliste zurückzukehren.

Das System ändert den Status der Aufgabe in "Zur Prüfung anstehend" und sendet eine Benachrichtigung an den zugewiesenen Prüfer.

Überprüfung von Aufgaben

Um eine eingereichte Aufgabe zu überprüfen:

Navigieren Sie zu Aufgaben mit dem Status "Ausstehende Überprüfung" oder verwenden Sie den Filter "Mir zugewiesen", um Aufgaben zu finden, die auf Ihre Überprüfung warten.
Prüfen Sie die Details der Aufgabe.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch:
- Klicken Sie auf Als erledigt markieren, um die Aufgabe zu genehmigen. Sie können optional einen Kommentar hinzufügen. Das System ändert den Aufgabenstatus in Erledigt.
- Klicken Sie auf Ablehnen, um die Aufgabe an den Ersteller zurückzugeben. Geben Sie Kommentare zur Erläuterung der erforderlichen Korrekturen ein. Das System ändert den Status der Aufgabe auf In Bearbeitung und gibt sie an die Aufgabenliste des Erstellers zurück.

Überfällige Aufgaben anzeigen

Das System hebt Aufgaben, die ihr Fälligkeitsdatum überschreiten, durch roten Text in der Spalte Fälligkeitsdatum hervor. In der Kopfzeile der Checkliste wird gegebenenfalls die Anzahl der überfälligen Aufgaben angezeigt, damit Sie schnell erkennen können, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen.

Konzentration auf überfällige Aufgaben:

Überprüfen Sie die Anzahl der überfälligen Dokumente in der Kopfzeile der Checkliste.
Setzen Sie Prioritäten bei der Erledigung überfälliger Aufgaben, damit der Zeitplan genau eingehalten wird.